Aturan etiket bisnis mengharuskan untuk tidak meninggalkan surat yang tidak dijawab yang diterima dari kolega dan mitra. Peran khusus dalam korespondensi resmi milik surat konfirmasi. Dokumen ini memperbaiki perjanjian awal, fakta menerima dan mengirimkan informasi apa pun, keinginan untuk berpartisipasi dalam acara tertentu, dll. Ada frase kunci mapan untuk setiap jenis surat konfirmasi.
instruksi
Langkah 1
Siapkan formulir A4 standar untuk menulis surat konfirmasi. Di sudut kiri atas, pastikan untuk menempatkan informasi tentang organisasi Anda: nama lengkap, alamat resmi dengan kode pos, nomor kontak, nomor pendaftaran negara bagian utama (OGRN) dan informasi lainnya. Di sudut kanan atas, tunjukkan data penerima: nama organisasi penerima, posisi, nama keluarga dan inisial orang yang dikirimi surat konfirmasi, alamat surat lengkap.
Langkah 2
Rumuskan judul email Anda. Ini akan memudahkan penerima untuk mengidentifikasinya dan membuatnya lebih mudah untuk diatur dalam arsip organisasi Anda. Judul harus singkat dan informatif, misalnya: "Pada penerimaan perjanjian pasokan dari LLC" NNN "atau" Pada konfirmasi kehadiran di seminar 2002/02". Ketik judul di sebelah kiri di bawah detail organisasi Anda.
Langkah 3
Berangkat 2-3 baris dari judul dan ketik pesan ke penerima. Gunakan bentuk standar alamat resmi untuk mitra bisnis: "Ivan Ivanovich yang terhormat!" atau "Tuan Ivanov yang terhormat!"
Langkah 4
Di bagian utama surat konfirmasi, jelaskan secara singkat fakta bahwa organisasi Anda menerima dokumen, barang, layanan apa pun dari penerima. Kata-katanya harus singkat dan tidak lebih dari 1-2 kalimat: "AAA LLC mengkonfirmasi penerimaan 2 (dua) salinan perjanjian pasokan tertanggal 12.02.2011 No. 34".
Langkah 5
Jika surat itu mengkonfirmasi kesepakatan yang dicapai sebelumnya, Anda perlu menjelaskan esensinya secara singkat. Misalnya, percakapan terjadi antara direktur umum perusahaan, di mana mereka menyatakan niat mereka untuk kerja sama yang saling menguntungkan, dicapai selama negosiasi pada 29 Januari 2010. Silakan kirim dokumen yang diperlukan untuk membuat kesepakatan."
Langkah 6
Akhiri surat konfirmasi dengan ungkapan terima kasih dan harapan untuk kerjasama jangka panjang. Jika perlu, Anda juga dapat meminta informasi atau dokumen tambahan di akhir surat: "Kami mengkonfirmasi keikutsertaan kami dalam seminar tentang masalah lingkungan pada tanggal 23 Mei 2008. Kirimkan kuesioner peserta ke alamat kami."
Langkah 7
Cetak surat tersebut dalam rangkap dua dan tanda tangani dengan pimpinan organisasi. Anda akan mengirim satu salinan ke penerima melalui surat, yang kedua - dimasukkan ke dalam arsip Anda sendiri untuk disimpan.
