Surat konfirmasi adalah bentuk penghormatan terhadap organisasi yang telah mendekati Anda dengan tawaran. Bahkan jika Anda menolak, mengonfirmasi bahwa pertanyaan tersebut tidak diabaikan akan memberi Anda kesempatan untuk tidak menyinggung lawan Anda dan, jika perlu, kembali ke dialog nanti.
Diperlukan
- - rincian perusahaan Anda;
- - rincian perusahaan penerima.
instruksi
Langkah 1
Jika Anda menulis surat konfirmasi atas nama perusahaan atau organisasi, lakukan dengan kop surat. Kepala dokumen harus berisi nama perusahaan Anda, alamat resminya, nomor pendaftaran negara bagian utama, nomor wajib pajak orang pribadi, nomor kontak, terkadang situs web dan alamat email perusahaan ditunjukkan. Semua informasi ini harus ditempatkan di sudut kiri atas lembar A4. Jika surat itu dikirim dari orang pribadi, tulis nama belakang, nama depan, patronimik, alamat tempat tinggal permanen, dan informasi kontak Anda.
Langkah 2
Di seberang data pengirim, di sebelah kanan, tulis data penerima: nama organisasi, alamat pos, posisi dan nama belakang, nama depan, patronimik orang yang harus dikirimi surat konfirmasi ini secara pribadi.
Langkah 3
Di bawah di sebelah kiri, tunjukkan tanggal pembuatan dokumen dan nomor seri keluarnya. Selanjutnya, di tengah, tulis nama surat, yang harus mencerminkan esensi dan isi pertanyaan. Misalnya, "Konfirmasi penerimaan undangan seminar."
Langkah 4
Selanjutnya, tulis teks surat itu sendiri. Dia harus singkat, spesifik, tanpa kata-kata dan emosi yang tidak perlu. Tujuan Anda hanyalah menjelaskan kepada penerima bahwa proposalnya diterima atau tidak diabaikan. Anda tidak harus setuju dengan proposal dengan surat Anda, tetapi Anda dapat menunjukkan perhatian dan rasa hormat, bahkan jika Anda menolak sesuatu, yang terpenting adalah reaksi untuk mempertahankan hubungan. Anda cukup mengakui penerimaan undangan ke suatu acara atau penerimaan informasi ini atau itu. Dalam teks surat itu, alamat penerima dengan nama dan patronimik.
Langkah 5
Surat tersebut harus dicetak rangkap dua dan ditandatangani oleh pimpinan organisasi atau pengirim, jika ia berhak melakukannya. Satu salinan tetap bersama Anda, yang kedua dikirim ke penerima.
