Beberapa organisasi menggunakan surat bisnis dalam pekerjaan mereka. Salah satunya adalah surat konfirmasi. Ini dikirim untuk mengkonfirmasi penerimaan materi, informasi, dan dokumen lainnya. Itu dibuat secara tertulis dan dalam bentuk apa pun. Bagaimana prosedur penyusunan surat ini?
instruksi
Langkah 1
Buat surat konfirmasi di kop surat organisasi, tentu saja tidak perlu, tetapi akan lebih baik. Di sudut kanan atas, tunjukkan detail organisasi Anda, di bawah ini tulis kepada siapa dokumen ini ditujukan, misalnya, Direktur Umum Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Langkah 2
Banyak organisasi mencatat pesan masuk / keluar dalam log, jadi disarankan untuk mencantumkan nomor seri korespondensi dan tanggal kompilasi. Juga biarkan baris kosong untuk rincian penerima yang sama.
Langkah 3
Selanjutnya, di tengah, tunjukkan judul, yaitu subjek surat, misalnya, tentang kenaikan harga layanan. Setelah itu, tuliskan nama atau jabatan orang yang Anda lamar, misalnya Dear Mr Ivanov. Ingat bahwa tidak ada singkatan yang diperbolehkan.
Langkah 4
Kemudian tuliskan tujuan surat tersebut, misalnya, “Kami informasikan bahwa kami telah membaca daftar harga Anda dan siap untuk bekerja sama di kemudian hari.”
Langkah 5
Berikut ini adalah bagian utama dari surat itu, tetapi tidak wajib. Di sini Anda dapat menentukan persyaratan, misalnya, saat menyetujui kerja sama dan informasi lainnya.
Langkah 6
Selanjutnya adalah bagian terakhir dari surat konfirmasi, yang isinya tergantung pada tingkat kenalan Anda dengan penerima, ini dapat berupa frasa: "Hormat …", "Hormat Anda …" atau "Dengan harapan terbaik…".
Langkah 7
Lampiran dapat dibuat untuk surat konfirmasi, misalnya, grafik, perhitungan apa pun. Hal ini dilakukan agar tidak mengacaukan surat dengan informasi yang tidak perlu dan agar mudah dibaca. Dalam teks, Anda hanya perlu merujuk ke sumber-sumber ini.
Langkah 8
Di akhir surat, kepala harus membubuhkan tanda tangan dan stempel organisasi. Kirim surat bisnis Anda melalui pos atau serahkan secara langsung. Beberapa orang menggunakan email untuk ini, yang secara signifikan menghemat waktu.
