File pribadi karyawan adalah informasi yang mencerminkan semua tahap hubungan antara karyawan dan organisasi. Itu dibentuk (dipelihara dan diformalkan) oleh badan personalia atau pejabat yang diberi wewenang khusus. Penting untuk menyusun file pribadi sesuai dengan aturan penyimpanan catatan saat ini.
Diperlukan
- Folder "File pribadi";
- Dokumen karyawan (atau salinannya);
- Pena;
- Pemukul lubang.
instruksi
Langkah 1
File pribadi dimulai setelah publikasi pesanan tentang penunjukan karyawan ke suatu posisi.
Langkah 2
File pribadi meliputi: inventaris dokumen internal; kuesioner dan lembar pribadi pada catatan personel; Ringkasan;
salinan dokumen pendidikan (dan semua sertifikat kualifikasi); kartu identitas; sertifikat dan dokumen lain yang mengonfirmasi perubahan data pribadi karyawan (salinan akta nikah, NPWP, akta asuransi, akta kelahiran anak); perjanjian tanggung jawab; salinan semua pesanan untuk janji temu, transfer, insentif, perjalanan bisnis, liburan, dll.; perjanjian kerja (kontrak); data sertifikasi ulang; karakteristik.
Semua dokumen ini (atau salinannya) harus disimpan dalam satu folder.
Langkah 3
Dalam inventaris internal, perlu untuk membuat daftar semua dokumen yang diajukan dalam file pribadi. Dokumen diarsipkan dalam urutan kronologis saat tersedia. Di kolom "Catatan" inventaris internal, ditunjukkan bahwa dokumen ditarik atau aslinya diganti dengan salinan. Inventaris internal ditandatangani oleh karyawan yang menyusunnya, menunjukkan nama keluarga, nama, patronimik, dan tanggal kompilasi.
Langkah 4
Entri yang dimasukkan ke dalam arsip pribadi ditulis dengan pulpen atau pulpen berwarna hitam, biru atau ungu, koreksi tidak diperbolehkan.
Langkah 5
Lembar file pribadi karyawan dan inventaris internalnya diberi nomor secara terpisah.
Langkah 6
Saat menutup file pribadi, Anda perlu mengajukan pernyataan dan perintah untuk memberhentikan karyawan tersebut.
Langkah 7
Mereka menyimpan file pribadi di brankas organisasi atau perusahaan. Mereka dikeluarkan untuk penggunaan pribadi hanya untuk kategori karyawan tertentu yang memiliki akses ke informasi personel.
Langkah 8
File pribadi karyawan yang diberhentikan dipindahkan ke penyimpanan arsip selama 75 tahun. File pribadi manajer perusahaan disimpan secara permanen.
