Ketika ada terlalu banyak dokumen yang terakumulasi, dan mereka berada dalam satu tumpukan, akan sulit untuk mengetahui mana yang mengacu pada apa. Menemukan dokumen yang tepat bahkan lebih sulit. Untuk mengatasi masalah ini, Anda perlu mengatur dokumen Anda. Metode yang dijelaskan tidak hanya cocok untuk mengatur dokumen di atas kertas, tetapi juga berlaku untuk dokumen dalam bentuk elektronik, tentu saja, dengan asumsi kecil.
instruksi
Langkah 1
Mengatur dokumen Anda itu mudah, meskipun jumlahnya terlalu banyak. Telusuri semua dokumen yang tersedia dan buat daftar kategori yang akan Anda gunakan untuk mengurutkannya. Tentukan apakah akan ada subkategori dalam daftar ini. Misalnya, dalam kategori umum kontrak, seseorang dapat membedakan kontrak untuk penyediaan, untuk penyediaan jasa. Di antara pesanan, sorot pesanan umum yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan, dan pesanan personel.
Langkah 2
Setelah daftar kategori selesai, tentukan bagaimana dan di mana Anda akan meletakkan dokumen. Setuju dengan manajemen biaya pembelian perlengkapan kantor (folder, file, stiker berwarna), karena menyortir dan mendistribusikan dokumen lebih menyenangkan jika Anda tidak perlu mengutak-atik folder lama yang hancur.
Langkah 3
Urutkan dokumen yang tersedia sesuai dengan daftar yang telah Anda susun. Tempatkan mereka di tumpukan terpisah. Jika perlu, tulis di atasnya dengan pensil atau tempelkan stiker (agar tidak bingung selama proses penyortiran).
Langkah 4
Evaluasi apakah dokumen dari satu kategori (subkategori) akan muat dalam folder dan arsipkan. Lebih baik mengatur dokumen sesuai dengan tanggal persiapannya. Sebagai aturan, dalam pekerjaan sehari-hari, dokumen diarsipkan saat dibuat, dengan dokumen terbaru di bagian atas. Saat mentransfer kasing ke arsip, urutannya berubah (di atas adalah dokumen paling awal, di bawah - paling lambat pada tanggal pembuatan).
Langkah 5
Jika Anda mengarsipkan dokumen dari tahun yang berbeda ke dalam folder yang sama, pisahkan secara visual satu tahun dari tahun lainnya dengan stiker berwarna atau lembaran yang lebih besar. Penanda semacam itu memudahkan untuk menemukan dokumen yang diinginkan di masa mendatang.
Langkah 6
Buat lampiran untuk dokumen berikutnya.
Langkah 7
Jika perlu, buat daftar semua folder dengan dokumen, yang menunjukkan isi setiap folder, tanggal pembuatannya dan akhir pemeliharaan, lokasi penyimpanan, dan sebagainya. Atur folder sehingga nyaman untuk digunakan dan Anda tidak perlu "menerobos" mereka melalui banyak kertas bekas.
