Dokumen keluar adalah surat resmi yang dikirim oleh organisasi ke penerima pihak ketiga (pemasok, konsumen, otoritas pengatur, dll.) atau kolega dari kota lain. Sebagai aturan, dua karyawan berbagi tanggung jawab untuk menangani korespondensi ini: penyusun dan juru tulis. Yang pertama bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan menyetujui teks. Yang kedua mendaftarkan surat itu, mengirim yang asli ke tujuannya dan menyimpan salinan layanan.
Diperlukan
- - Formulir perusahaan;
- - komputer tempat editor teks diinstal;
- - buku catatan pendaftaran dokumentasi keluar.
instruksi
Langkah 1
Jika Anda seorang kompiler
Siapkan draf dokumen. Surat keluar bisa proaktif dan responsif. Dalam kasus pertama, Anda memulai (memulai) korespondensi dengan organisasi lain atau orang tertentu tentang masalah resmi apa pun. Surat tanggapan harus memuat informasi yang sesuai dengan permintaan yang diterima.
Langkah 2
Cetak surat dalam rangkap dua pada kop surat organisasi Anda. Pastikan bahwa bagian atas dokumen, yang disebut "tajuk", diformat dengan benar. Selain rincian perusahaan, yang terletak di formulir di sebelah kanan, itu termasuk data penerima dan kepala surat.
Langkah 3
Di sudut kiri atas, ketikkan judul, inisial, dan nama keluarga orang yang dituju dokumen tersebut, alamat organisasi atau individu. Prosedur untuk menentukan informasi harus sama persis, misalnya:
"Kepada Direktur Jenderal LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, kantor empat belas, Saratov, 109235.
Langkah 4
Di sebelah kanan, di bawah rincian organisasi Anda, letakkan judul surat. Itu harus singkat, dengan jelas mencerminkan isi teks. Misalnya: "Dalam melakukan pemeriksaan terjadwal terhadap kondisi sanitasi sebuah bangunan" atau "Dalam memberikan informasi tentang rumah yang membutuhkan perbaikan besar."
Langkah 5
Mulailah teks utama dengan menyapa penerima dan tentukan alasan mengapa surat ini dikirim kepadanya. Misalnya: “Ivan Ivanovich yang terhormat! Kami memberi tahu Anda tentang pemeriksaan terjadwal kondisi sanitasi gedung yang disewa pada 14 Januari 2011”.
Langkah 6
Jika ada lampiran pada dokumen keluar, cantumkan setelah teks utama, misalnya: “Lampiran pada 3 halaman. dalam 1 salinan. Di bagian paling bawah halaman terakhir teks, pembuat dokumen harus ditunjukkan. Sebagai aturan, penulis surat mengetik nama belakang, inisial, dan telepon kantornya lebih kecil dari font utama.
Langkah 7
Periksa surat dengan pengambil keputusan di organisasi Anda ke segala arah. Misalnya, dokumen yang melibatkan pengeluaran dana disahkan oleh akuntan, dan jawaban atas permintaan dari kantor pajak ditandatangani oleh seorang pengacara. Karyawan organisasi yang menyetujui surat itu membubuhkan tanda tangan pribadi mereka dengan transkrip pada salinan kedua di akhir teks, di bawah tempat visa kepala. Setelah menerima persetujuan yang diperlukan, dokumen keluar ditandatangani oleh kepala organisasi.
Langkah 8
Menyerahkan dokumen yang telah disepakati dan ditandatangani kepada petugas. Jika Anda ingin menyimpan salinan, cetak salinan tambahan. Minta petugas untuk memasukkan nomor keluar di atasnya.
Langkah 9
Jika Anda seorang pegawai
Menerima surat keluar dari pencetusnya. Periksa ketersediaan dan kebenaran rincian utama, visa persetujuan, informasi tentang pencipta dan tanda tangan manajer. Perhatikan keberadaan lampiran surat.
Langkah 10
Catat informasi tentang dokumen di log surat keluar. Jika organisasi Anda telah beralih ke manajemen dokumen elektronik, lanjutkan sesuai dengan instruksi untuk memelihara database. Tidak ada aturan pendaftaran yang ketat untuk buku catatan kertas tradisional. Namun, dalam praktiknya, tabel dengan kolom berikut paling sering digunakan:
- tanggal;
- nomor dokumen keluar;
- penerima;
- ringkasan (judul);
- pencetus dokumen;
- catatan.
Langkah 11
Nomor keluar dibentuk sebagai berikut. Pertama, tentukan nomor daftar stok folder tempat salinan pesan keluar disimpan. Tulis nomor seri surat tertentu melalui tanda hubung atau garis miring. Anda akan mendapatkan: "01-14-256" atau "01-14/256", di mana 01-14 adalah nomor kasus, 256 adalah nomor dokumen.
Langkah 12
Masukkan nomor keluar di baris khusus formulir. Untuk surat balasan, pastikan juga untuk menunjukkan nomor dokumen masuk yang terkait dengannya. Segel salinan pertama surat itu (tanpa visa persetujuan) dalam amplop dan kirimkan ke penerima. File salinan dokumen di folder file yang sesuai.
