Pertimbangkan aturan dasar untuk membuat catatan pekerjaan di buku kerja karyawan biasa. Informasi ini akan berfungsi sebagai instruksi bagi karyawan yang terlibat dalam manajemen catatan kepegawaian dalam organisasi, dan juga akan berguna bagi siapa pun dalam hal memeriksa buku catatan pekerjaannya untuk pengisian yang benar.
Pertama, mari kita jawab pertanyaannya, untuk siapa buku kerja itu disimpan? Untuk pekerja utama, yaitu jika pekerjaan ini merupakan pekerjaan utama (satu-satunya) bagi pekerja, berbeda dengan pekerja paruh waktu, di mana buku kerja hanya disimpan di tempat kerja utama (Pasal 66 UU Ketenagakerjaan). Kode Federasi Rusia).
Akan berguna untuk menyebutkan waktu entri. Majikan wajib membuat catatan mempekerjakan seorang karyawan yang telah bekerja lebih dari lima hari (pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia), tetapi tidak lebih dari seminggu (Keputusan tentang buku kerja tanggal 16 April 2003 No..225). Entri dibuat berdasarkan pesanan untuk pekerjaan.
Dan sekarang mari kita beralih langsung ke masalah membuat entri. Instruksi untuk mengisi buku kerja (Keputusan 10 Oktober 2003 No. 69) menarik perhatian kami pada fakta bahwa entri dibuat secara akurat, dengan bolpoin atau pena gel, tinta hitam, biru atau ungu. Singkatan tidak diperbolehkan (misalnya, Anda tidak dapat menyingkat kata "order" menjadi "etc.")
Jadi, pertama-tama Anda perlu menulis nama lengkap badan hukum, serta nama singkatan (jika ada) di kolom 3 yang berjudul "Rincian Pekerjaan". Sebagai contoh:
Perseroan Terbatas "Romashka" (LLC "Romashka")
Di bawah judul ini, di kolom 1, kami meletakkan nomor seri entri (penomoran dimulai di awal buku kerja dan berlanjut lebih lanjut).
Setelah itu, pada kolom 2 kami menunjukkan tanggal mulai bekerja: pertama nomor (dua angka Arab), kemudian bulan (dua angka Arab), kemudian tahun (empat angka Arab). Misalnya, jika seorang karyawan terdaftar untuk bekerja pada 01 Juni dan hari kerja pertamanya juga pada 01 Juni, maka jelas tanggal mana yang perlu dicerminkan. Jika dokumen dibuat terlebih dahulu (misalnya, pesanan tertanggal 28 Mei 2015), dan tanggal mulai bekerja adalah 29 Mei 2015, maka dalam buku kerja kami menunjukkan tanggal kedua, yaitu ketika karyawan memulai tugas kerjanya.
Sekarang, pada baris yang sama dengan nomor dan tanggal di kolom 3, kami membuat catatan pekerjaan, yang dimulai dengan kata-kata "Diterima" atau "Diterima", kemudian ditunjukkan di mana karyawan itu diterima (di departemen mana), dan kemudian - oleh siapa (posisi). Misalnya, "Diterima di departemen akuntansi sebagai akuntan" atau "Diterima di departemen pembelian sebagai manajer". Jika tidak ada departemen di tabel kepegawaian, maka kami segera menulis posisi.
Kolom 4 harus mencerminkan alasan entri, yaitu urutan pekerjaan, tanggal dan nomornya. Misalnya, "Pesanan tertanggal 01.06.2015 No. 125"
Kesalahan dalam buku kerja tidak diperbolehkan, tetapi jika ada kesalahan, perlu dilakukan koreksi dengan cara khusus: pertama, kenali catatan sebelumnya sebagai tidak valid, lalu buat yang baru.
Atas permintaan karyawan, informasi tentang pekerjaan paruh waktu dapat dimasukkan ke dalam buku kerja. Entri semacam itu dibuat di tempat kerja utama, berdasarkan dokumen yang disediakan dari tempat kerja paruh waktu.
