Semua dokumen organisasi harus disimpan dengan benar. Sistem yang jelas memungkinkan Anda menemukan kertas yang tepat secara instan. Beberapa jenis dokumen memiliki aturan penyimpanannya sendiri, misalnya untuk pesanan.
Diperlukan
folder, kotak, kertas, komputer
instruksi
Langkah 1
Buat log pesanan di mana semua pesanan untuk organisasi akan dicatat. Jurnal harus terikat dan diberi nomor, yang tidak termasuk postscripts atau penghapusan halaman.
Langkah 2
Jurnal harus berisi kolom-kolom tertentu. Perkiraan isi kolom mungkin sebagai berikut: kolom di mana nomor entri ditunjukkan secara berurutan, kolom dengan tanggal pesanan, kolom dengan ringkasan pesanan, kolom dengan nomor pesanan, kolom di mana karyawan meninggalkan tanda pada pengenalan dengan pesanan ini. Selain itu, kolom dapat ditambahkan yang menunjukkan lokasi pesanan (folder atau kotak).
Langkah 3
Semua pesanan harus diurutkan ke dalam folder: pesanan untuk penerimaan dan pemecatan karyawan (pesanan personel), pesanan yang mencerminkan insentif karyawan, mengirim mereka dalam perjalanan bisnis dan liburan, pesanan yang mencerminkan kegiatan utama organisasi. Jika pesanan memiliki periode penyimpanan yang sangat baik, folder terpisah akan dibuat untuk pesanan tersebut.
Langkah 4
Sistem penyimpanan pesanan harus jelas, sistematis dan menjamin kesinambungan jumlah yang ditetapkan untuk pesanan. Ini terutama benar ketika pesanan ditarik untuk bekerja. Disarankan agar Anda membuat fotokopi pesanan yang disita untuk menghindari kebingungan.
Langkah 5
Semua pesanan harus dicetak pada kop surat organisasi. Dalam hal ini, segel pada pesanan tidak diperlukan. Jika pesanan dicetak pada selembar kertas biasa, maka stempel organisasi harus ada di atasnya.
Langkah 6
Jika perusahaan telah mengadopsi sistem elektronik untuk menyimpan pesanan, maka itu harus seragam di seluruh organisasi. Karyawan yang memiliki hak untuk membubuhkan tanda tangan pada dokumen ini harus memiliki akses ke pesanan elektronik. Sangat nyaman dalam hal ini untuk menggunakan EDS (tanda tangan digital elektronik). Disarankan untuk mencetak log pesanan dalam hal apa pun.
