Dalam jadwal kerja yang sibuk, mungkin sulit untuk mengukir waktu tidak hanya untuk makan siang, tetapi juga untuk istirahat lima menit. Bekerja dalam mode darurat tidak hanya menyebabkan kelelahan fisik. Ketidaknyamanan psikologis menumpuk, yang dapat menyebabkan depresi. Itulah sebabnya perlu untuk mengatur hari kerja secara kompeten untuk mengatur pelaksanaan tugas tanpa upaya berlebihan.
Matriks Manajemen Waktu - Cara Membangunnya
Cara paling populer untuk mengoptimalkan waktu kerja adalah Matriks Eisenhower. Ini adalah hal pertama yang diajarkan untuk berbaikan dalam pelatihan manajemen waktu. Dalam tabel empat sel sederhana, tugas ditulis, dibagi berdasarkan prioritas. Di alun-alun kiri atas - mendesak dan penting. Ini termasuk resolusi momen kerja krisis akut, tugas mendesak, proyek yang tenggat waktunya semakin dekat. Di kanan atas - hal-hal penting, tetapi tidak begitu mendesak. Ini adalah merencanakan proyek baru, mengevaluasi efektivitas yang telah diselesaikan, tugas sehari-hari saat ini, mengidentifikasi area aktivitas baru. Sel kiri bawah - tugas yang kurang penting, tetapi mendesak. Ini termasuk percakapan telepon, beberapa pertemuan, pertimbangan materi yang mendesak, kegiatan sosial. Dan yang terakhir, sel kanan bawah - hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak. Ini adalah pekerjaan rutin, beberapa panggilan, hiburan.
Hari kerja yang paling efektif dianggap sebagai hari di mana kotak kanan atas diisi secara maksimal - dengan hal-hal yang penting, tetapi tidak mendesak. Ini berarti bahwa ada waktu untuk menyelesaikan semua tugas yang diberikan, semuanya berjalan sesuai rencana, tidak ada keadaan darurat yang diramalkan. Jika kotak kiri atas penuh, itu berarti banyak tugas telah ditunda "untuk nanti", dan sekarang Anda harus membersihkan tumpukan akumulasi hal-hal yang mendesak dan sangat penting. Pada saat yang sama, menumpuk hal-hal yang penting, tetapi tidak mendesak, yang juga perlu dilakukan, tetapi tidak ada waktu untuk ini. Dan setelah darurat selesai, yang berikutnya terbentuk karena fakta bahwa kasus-kasus yang tidak mendesak telah lama mendekati tenggat waktu untuk implementasinya.
Untuk mencegah perkembangan kejadian seperti itu, matriks Eisenhower perlu dikompilasi secara teratur, dan tidak hanya pada hari kerja. Manajer yang paling efektif melakukan ini beberapa kali. Pada akhir bulan - berikutnya, mendistribusikan tugas utama ke sel. Pada akhir minggu - yang berikutnya, menyebarkan pekerjaan saat ini di kotak dan membuat penyesuaian. Dan sebelum akhir hari kerja - berikutnya, menyusun rencana hal-hal utama. Pembagian tanggung jawab seperti itu akan memakan waktu lima hingga sepuluh menit, dan akan memungkinkan Anda untuk tidak memeras otak Anda tentang hal mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan mana yang - kemudian.
Krisis konstan - apa yang harus dilakukan?
Jika hal-hal menumpuk dan menumpuk, dan delapan jam pekerja tidak cukup untuk melaksanakan semua tugas, ada baiknya mempertimbangkan untuk mendelegasikan wewenang. Mungkin terlalu banyak tugas yang telah ditetapkan yang tidak dapat ditangani oleh satu karyawan. Situasi ini perlu diklarifikasi kepada manajemen. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat daftar tugas dengan sub-item - apa yang harus Anda lakukan untuk menyelesaikan tugas. Lebih baik lagi, jadwalkan waktu yang dihabiskan. Ini akan dengan jelas menunjukkan kepada bos bahwa tidak realistis untuk mengatasi seluruh volume pekerjaan untuk satu orang. Dalam hal ini, sebagian tugas dapat dihapus dari manajer dan dipindahkan ke karyawan lain.
