Surat harus ditulis kepada karyawan dari semua tingkatan: sekretaris, manajer puncak, dan direktur umum. Tentu saja, surat-surat ini tidak sama dalam arti dan isi. Tetapi mereka semua bekerja untuk membentuk citra profesional dan citra perusahaan secara keseluruhan. Seperti satu sen menghemat rubel, bahkan surat terpendek pun menempatkan "cetakannya" di wajah perusahaan.
instruksi
Langkah 1
Selalu tulis nama lengkap penerima di awal surat. "Tuan K. A yang terhormat!" - di baris pertama surat kepada mitra Anda dari sekretaris Anda dan kesepakatan itu mungkin tidak terjadi. Jawaban dengan kesalahan nama permintaan dari manajer penjualan dan pengiriman besar akan pergi ke pesaing.
Langkah 2
Selalu tulis judul surat di email. Dan mencoba untuk tetap asli. Bayangkan, misalnya, Anda adalah bos sebuah surat kabar terkenal. Anda membuka surat Anda, dan ada dua surat dari karyawan Anda. Subjek yang pertama mengatakan "Artikel baru saya disebut - Nama Paling Populer untuk Anak-anak." Dalam subjek kedua tertulis "Artikel baru saya disebut - Malaikat mulai lahir di Rusia." Surat mana yang akan Anda buka lebih dulu? Tentu, surat kedua - judul yang menawan, saya ingin tahu tentang apa artikel ini. Dengan artikel pertama, semuanya jelas - ada tentang nama anak-anak. Dan tentang apa artikel ini? Anda membukanya, dan tertulis: “Para malaikat mulai lahir di Rusia. Jadi, menurut kantor pendaftaran Moskow, orang tua memilih untuk bayi mereka nama-nama seperti Angel, Lyalya, Vesna …”Itulah rahasianya. Tetapi psikologinya sedemikian rupa sehingga kepala departemen penerbitan dan pembaca surat kabar akan memilih nama kedua. Oleh karena itu, sangat penting untuk dapat memberi judul email Anda dengan benar. Apalagi jika surat itu tentang proposal yang penting bagi Anda, bagi perusahaan, ketika Anda membutuhkan minat, menarik perhatian.
Langkah 3
Perhatian khusus harus diberikan pada perlakuan sopan terhadap Anda / Anda dalam surat bisnis. Dalam bahasa Rusia modern, ada beberapa aturan dan pedoman untuk mengeja kata ganti Anda dan milik Anda. “Kata ganti Anda dan milik Anda ditulis dengan huruf kapital untuk menyatakan alamat yang sopan kepada satu orang, misalnya: Tolong, Sergey Petrovich sayang … Catatan: Saat menyapa beberapa orang, kata ganti ini ditulis dengan huruf kecil, misalnya: Tolong, Sergey Petrovich dan Pavel Ivanovich tersayang … (Rosenthal DE, Dzhandzhakova EV, Kabanova NP Handbook ejaan, pengucapan, pengeditan sastra. M.: Moscow International School of Translators, 1994, 28. Proper nouns, p. 3, hal.30).
Langkah 4
Saat menulis teks surat itu sendiri, penting untuk diingat bahwa dalam surat bisnis Anda perlu menggunakan bahasa tertulis, bukan lisan. Jika tidak, Anda bisa mendapatkan tuduhan pelanggaran perintah dan keakraban.
