Menggunakan beberapa prinsip sederhana dari komunikasi yang sopan dan benar dengan karyawan, perwakilan organisasi dan pejabat, Anda akan dengan mudah mencapai tujuan Anda dan menerima layanan berkualitas tinggi dan cepat.
Sekarang manajer mana pun mencoba untuk mempertahankan kebijakan komunikasi layanan tinggi antara karyawannya dan klien mereka, baik itu organisasi komersial atau pemerintah, tetapi upaya ini tidak selalu memberikan hasil yang diinginkan. Kebetulan konsumen diperlakukan biasa-biasa saja, lalai, dan terkadang kasar. Namun kita sebagai konsumen dapat mencegah hal tersebut dan selalu hanya menerima pelayanan yang berkualitas tinggi dan pelayanan yang baik dalam berkomunikasi.
Aturan pertama dan terpenting adalah bersikap sopan dan menyapa orang dengan nada yang Anda inginkan, untuk menjangkau Anda.
Karena itu, Anda perlu menyapa "Anda" dengan nada yang sangat hormat. Dan jika Anda percaya diri dan tersenyum tulus, maka semua pintu akan terbuka untuk Anda.
Justru kepercayaan diri dan ketulusan yang penting di sini, karena seperti tidak tersenyum, orang-orang di sekitar Anda merasakan suasana hati Anda.
Kedua: ingat, atau lebih baik tuliskan nama dan posisi karyawan dengan siapa Anda akan berkomunikasi jangka panjang, lebih dari 1 menit.
Aturan yang sama berlaku untuk percakapan telepon, jika mereka memanggil Anda, Anda berhak untuk tidak melanjutkan percakapan sampai Anda mengetahui nama lawan bicara dan posisinya.
Aturan ini akan membuat hidup Anda lebih mudah jika menjadi kebiasaan. Karena ketika Anda merusak suasana hati dan menutup telepon, akan sangat sulit untuk mengetahui data lawan bicara Anda, karena ada banyak karyawan di call center, dan sulit untuk mengetahui dengan siapa Anda berbicara.
Mengapa penting untuk selalu mengetahui posisi lawan bicara?
Pertama, Anda memahami peringkat apa yang Anda hadapi.
Kedua, meminimalkan keinginan lawan, ke nada dan frasa informal.
Setelah Anda memperkenalkan diri, perkenalkan diri Anda kembali, saling sopan santun itu baik.
Dalam kasus ketika Anda menelepon seseorang atau memulai dialog langsung terlebih dahulu, disarankan untuk memperkenalkan diri terlebih dahulu, dan kemudian mengklarifikasi detail lawan bicara.
Jika Anda berbicara kepada seorang karyawan yang memiliki lencana di dadanya, jangan terlalu malas untuk membaca namanya dan memanggil orang itu dengan namanya, dalam hal ini, yang terbaik adalah memulai banding seperti ini:
- Halo Ivan Ivanovich, saya Vasily Petrovich…. Kami menunggu salam balasan dan hanya setelah itu kami mulai menginvestasikan masalah, permintaan, atau tuntutan kami. Dengan permulaan percakapan ini, dalam 98 kasus dari seratus, komunikasi akan menyenangkan.
Karena keadaan, ini tidak selalu berhasil, dan jika Anda sudah memulai dialog dan Anda tidak tahu nama lawan Anda, dan nadanya tidak cocok untuk Anda, inilah saatnya untuk mengklarifikasi dengan siapa Anda berhadapan. nama dan posisinya. Jika Anda menerima informasi ini tanpa pertengkaran, perkenalkan diri Anda sebagai tanggapan dan tersenyum, dan lanjutkan dialog dengan nama lawan bicara, ini akan membantu meredakan ketegangan yang meningkat dan menempatkannya ke arah Anda. Karena untuk setiap orang tidak ada yang lebih menyenangkan daripada suara namanya, dan karena Anda membuatnya menyenangkan, dia juga akan berkomunikasi dengan Anda dengan nada yang menyenangkan di masa depan, kecuali tentu saja ini semacam orang gila, sayangnya ada cukup psiko dalam masyarakat kita. "Kami tidak semua gila, tapi kami semua panik." Dan tidak jarang di negara kita menyabotase kejahatan, misalnya, pada pembeli.
Jika karyawan tersebut tidak ingin memperkenalkan dirinya kepada Anda, jangan memaksa, hubungi salah satu rekannya, mereka mungkin akan memberi tahu Anda namanya, dan jika tidak ada orang di dekatnya, ingat nomor kantor, jendela, dan waktu kontak Anda.
Jika Anda tidak punya waktu untuk "membuka mulut", tetapi Anda sudah bersikap kasar, maka Jangan menanggapi kekasaran dengan kekasaran. Lagi pula, ketika seekor anjing menggonggong pada Anda, Anda tidak merangkak, dan tidak menggonggong kembali padanya. Ambil situasi ini juga.
Taktik kekasaran timbal balik, kemungkinan besar, akan mengarah ke babak baru konflik: Kata demi kata sudah menjadi skandal, dan provokator akan keluar darinya, sebagai suatu peraturan, gembira dan menang, dan Anda - dipermalukan dan kelelahan. Karena itu, jangan turun ke tingkat orang kasar.
Pahami satu hal dengan jelas: kekasaran bukanlah tanda kekuatan, itu adalah tanda kelemahan.
Anda dapat menghindari reaksi otomatis dengan menghitung saat ini secara perlahan hingga 10. Kemudian tanyakan nama dan posisi orang yang nakal. Lawan akan berusaha melepaskan diri dari jawaban, menyadari bahwa bau gorengan, jangan main-main dengannya. Mintalah buku keluhan atau detail kontak dari manajer senior yang lebih disukai.
Lebih baik mencegah kekasaran daripada memprovokasi, karena terkadang, tanpa disadari, kita adalah penggagas sikap seperti itu terhadap kita. Karena frekuensi Anda bersikap kasar hanya bergantung pada satu indikator - keadaan internal dan eksternal Anda, dengan kata lain, pada harga diri.
Jika Anda memiliki perasaan diri dan harga diri sedemikian rupa sehingga Anda bisa menjadi jahat, maka pasti akan ada pemburu untuk melakukannya. Dan, sebaliknya, jika semuanya sesuai dengan harga diri Anda, Anda menjalani hidup secara mandiri dan dengan rasa martabat Anda sendiri, maka mereka akan bersikap kasar kepada Anda, mereka akan berhati-hati.
Setiap hari Anda harus memulai dengan membangun harga diri yang sehat, dan mengencangkan kondisi mental / emosional dan fisik Anda.
Ketika Anda menerima layanan berkualitas tinggi, berkomunikasi dengan Anda dengan sopan dan hormat, jangan malas untuk meninggalkan umpan balik positif tentang karyawan yang baik, ini akan memberikan beberapa efek positif.
Pertama: Anda akan diingat dan, dengan panggilan berikutnya, mereka akan mencoba mempertahankan nada komunikasi yang ditetapkan dengan Anda.
Kedua: Pujian akan menghibur lawan bicara Anda dan menjadi insentif untuk memelihara cara komunikasi yang sama dengan semua lawan bicara, di antaranya mungkin teman, tetangga, atau anak-anak Anda.
Kebaikan selalu kembali kepada yang memberi.
