Saat menerima pesan dari mitra bisnis, banyak yang mencoba menanggapi permintaan yang diterima secepat mungkin, agar tidak membuat mitra menunggu. Dan ini benar - dalam hal ini, waktu sering kali penting, yang sulit ditaksir terlalu tinggi. Tetapi tanpa terlalu memikirkan bentuk jawabannya, hanya sedikit orang yang berpikir bahwa dengan melakukan hal ini dapat merusak reputasi perusahaan.
instruksi
Langkah 1
Untuk memulainya, pelajari dengan cermat pertanyaan-pertanyaan yang ditetapkan dalam surat rekanan. Siapkan jawaban singkat untuk setiap item, jika ada lebih dari satu. Sekarang lanjutkan dengan desain surat-tanggapan permintaan. Untuk melakukan ini, ambil kop surat perusahaan, dengan logo dan detail perusahaan tercetak di atasnya. Jika ini tidak ada, ketik tajuk surat, yang menunjukkan informasi yang diperlukan di dalamnya, secara manual. Menempatkan detail dalam surat sangat berharga bagi mitra bisnis Anda. Dengan menawarkannya di setiap pesan, Anda menyelamatkannya dari kebutuhan untuk mencarinya di tumpukan kertas atau file komputer setiap kali, serta dari kebutuhan untuk membuat permintaan detail secara terpisah jika dia ingin membuat kontrak baru. atau membayar tagihan.
Langkah 2
Di sudut kanan atas, tulis detail penerima surat. Berikut menunjukkan nama organisasi, posisi penulis permintaan dan nama lengkapnya. Sebaliknya, di sudut kiri, pilih baris untuk nomor keluar, yang akan ditetapkan ke dokumen saat pendaftaran, dan tanggal. Dalam hal ini, nama dokumen tidak ditulis. Mulailah segera dengan menyapa dengan nama dan patronimik, setelah kata "Yang Terhormat". Di bagian substantif surat itu, kata-kata pertama adalah "Sebagai tanggapan atas surat Anda, kami informasikan" (permintaan, permintaan, dll.). Selanjutnya, tuliskan semua jawaban yang telah disiapkan poin demi poin, dengan mengikuti penomoran urut yang ada pada huruf aslinya.
Langkah 3
Di bagian akhir, ungkapkan permintaan, keinginan, atau persyaratan Anda, dengan mengingat untuk mematuhi nada hormat, gaya penulisan bisnis, dan melek huruf. Akhiri surat dengan kata-kata "Hormat kami" dan sebutkan nama dan posisi Anda. Selain itu, tulis di sini nomor telepon Anda untuk komunikasi dan email, jika Anda ingin menerima surat tanggapan atau komentar tentang apa yang dikatakan dalam surat itu.
