Etiket bisnis menyiratkan persiapan yang benar dari korespondensi tertulis. Dan jika templat dan tajuk surat bisnis dibuat dengan cara yang cukup standar, maka tidak cukup perhatian diberikan pada tanda tangan dalam korespondensi. Agar penerima dapat menguraikan pesan Anda dengan benar, surat bisnis memiliki kekuatan hukum, perlu untuk menunjukkan pejabat dengan benar dan benar di akhir surat bisnis.
instruksi
Langkah 1
Surat resmi harus dicetak pada formulir khusus yang memenuhi standar. Di bagian atas lembaran kertas harus ada elemen permanen: kop surat (nama lengkap dan singkatan dari perusahaan pengirim, alamat pos dan resminya, nomor telepon dan faks, situs web), kemudian teks utama mengikuti, di bawah - tanda tangan penanggung jawab.
Langkah 2
Bidang tanda tangan terletak di sudut kiri bawah tepat di bawah teks surat bisnis. Sebelum baris tanda tangan, tunjukkan judul jabatan orang yang menandatangani surat dan transkrip nama lengkap. Karena surat bisnis selalu ditulis di kop surat institusi, jangan mencantumkan nama organisasi itu sendiri dalam tanda tangan. Misalnya: Direktur Jenderal perusahaan TV dan radio, tanda tangan … A. P. Sidorov.
Langkah 3
Kadang-kadang diperlukan untuk membubuhkan dua atau lebih tanda tangan di bawah surat bisnis jika diperlukan untuk mengkonfirmasi keabsahan tanda tangan pertama atau dalam dokumen yang sangat penting (surat tentang masalah keuangan dan kredit juga harus disertifikasi oleh tanda tangan kepala akuntan perusahaan). perusahaan). Tempatkan tanda tangan secara ketat satu di bawah yang lain dalam urutan yang sesuai dengan senioritas posisi - dari tertinggi ke terendah, misalnya: Direktur Departemen, tanda tangan … P. V. Troparion
Kepala akuntan, tanda tangan … TS Sobanko.
Langkah 4
Jika surat tersebut harus ditandatangani oleh beberapa orang yang memiliki kedudukan yang sama/sederajat, membubuhkan tanda tangan pada tingkat yang sama, misalnya: Kepala Departemen Keuangan, tanda tangan… P. O. Ivanov, Kepala Sumber Daya Manusia, tanda tangan … K. O. Petrov.
Langkah 5
Jika pada saat penandatanganan surat bisnis tidak ada pejabat yang tanda tangannya telah disiapkan tempat pada formulir rancangan, maka surat tersebut berhak ditandatangani oleh orang yang bertindak sebagai wakilnya. Tunjukkan posisi sebenarnya dari orang yang tanda tangannya akan ada dalam surat ("akting" atau "wakil") dan nama belakangnya. Anda tidak dapat menandatangani surat bisnis menggunakan preposisi "untuk" atau garis miring di depan posisi.
Langkah 6
Semua salinan surat bisnis, baik yang dikirim maupun yang tersisa untuk disimpan dalam arsip organisasi, harus memiliki tanda tangan asli dari pejabat tersebut. Tanda tangan asli pada dokumen (dan surat bisnis adalah dokumen legal) adalah cara utama untuk mengesahkannya. Jika tidak ada satu pun tanda tangan pada suatu surat dinas, maka surat tersebut tidak mempunyai kekuatan hukum.
