Untuk menulis memo kepada bos, Anda harus terlebih dahulu menemukan alasan kuat untuk memo tersebut, yang kebenarannya, jika perlu, dapat dengan mudah dibuktikan dengan bantuan dokumen, kesaksian pihak ketiga, rekaman di media audio atau video. Selanjutnya, Anda harus mengklarifikasi kepada siapa laporan tersebut akan ditujukan, memilih pejabat tertentu yang berwenang untuk menyelesaikan situasi konflik dan memantau pelanggaran dalam tim. Pada saat yang sama, disarankan untuk memastikan bahwa pejabat ini tidak bersimpati karena alasan pribadi dengan atasan yang laporannya sedang disiapkan. Dalam hal ini, pejabat lain harus dipilih, jika tidak, efek laporan akan menjadi kebalikan dari apa yang diharapkan. Nuansa penting dalam mengirimkan memo adalah keputusan anonimitas atau kepengarangan terbuka. Langkah terakhir adalah menyampaikan memo tersebut kepada penerima dan memastikan bahwa memo tersebut telah dibaca.
Diperlukan
Laporan di atas kertas atau digital, resmi, bukti tuduhan yang tercantum dalam laporan
instruksi
Langkah 1
Pelaporan tanpa nama kepada ketua tanpa memberikan bukti kesalahannya seringkali dibiarkan begitu saja oleh pejabat yang lebih tinggi, oleh karena itu, untuk menyampaikan laporan dengan benar, tidak hanya perlu memiliki informasi yang akurat tentang pelanggaran yang terjadi, tetapi juga untuk mempersiapkannya. bukti. Menggunakan dokumen apapun, baik kertas maupun elektronik, foto, rekaman video dan audio sebagai bukti. Jangan menggunakan kesaksian rekan kerja sebagai bukti utama, karena di bawah tekanan bos, orang dapat menolak untuk bersaksi melawannya.
Langkah 2
Analisis tabel kepegawaian untuk menentukan manajer senior mana yang akan menemukan laporan tentang bos ini yang paling menarik. Dalam organisasi besar, ini mungkin bukan manajemen, tetapi misalnya, dewan pemegang saham atau organisasi pengendali. Dalam beberapa kasus, untuk memastikan keberhasilan memo, lebih baik memilih beberapa penerima: kepala departemen, layanan keamanan perusahaan, departemen personalia, dan dewan pemegang saham.
Langkah 3
Periksa apakah bos dan penerima laporan memiliki hubungan dekat, bersahabat atau intim, jika tidak, ada bahaya kehilangan bukan bos, tetapi pekerjaan.
Langkah 4
Pertimbangkan dan analisis apakah bermanfaat untuk mengirimkan laporan Anda secara anonim atau terbuka. Anonimitas memberikan satu keuntungan yang agak kontroversial: melindungi dari kemungkinan balas dendam dari pihak bos. Tetapi jangan lupa bahwa tidak sulit untuk menemukan penulis memo itu. Dalam kasus anonimitas, memo mungkin tidak sampai ke penerima. Misalnya, sekretaris hanya akan membuangnya atau menghapusnya dari email sebagai spam.
Langkah 5
Jika memo itu diajukan secara terbuka, ini akan memberikan jaminan bahwa itu pasti akan sampai ke penerima. Saat menyerahkan memo kertas, minta pejabat atau sekretarisnya untuk menandatangani salinan bahwa dokumen telah diterima. Saat mengirimkan memo dalam bentuk email, pastikan untuk mengutamakan kepentingan surat, minta tanda terima telah dibaca dan di baris subjek surat tulis bahwa pesan tersebut membawa informasi yang sangat penting untuk berfungsinya surat tersebut. perusahaan.
