Perusahaan dalam bentuk kepemilikan apa pun memiliki alur kerja sendiri dalam bentuk serangkaian kertas dari berbagai jenis, yang disistematisasikan menurut prinsip tertentu. Memorandum membutuhkan perhatian khusus saat menyusun.
Apa itu memo?
Kertas bisnis dalam bentuk memo bersifat informatif dan rekomendasi. Ini diberikan kepada atasan langsung atau kepala organisasi. Memo dapat dibuat atas instruksi manajemen dan atas inisiatif karyawan.
Dokumen tersebut terdiri dari fakta-fakta spesifik dalam kaitannya dengan isu tertentu. Dalam kebanyakan kasus, memo adalah opini subjektif karyawan, yang dituangkan secara tertulis. Kadang-kadang, mengingat peristiwa yang terjadi di perusahaan, sangat penting bagi manajer untuk mengetahui pendapat bawahan untuk menyesuaikan tindakan selanjutnya. Karyawan diharuskan untuk menulis tanggapan terperinci seorang diri, dilengkapi dengan ide dan rekomendasi mereka sendiri.
Adapun materi laporan bisa berbeda: dari pemberian informasi satu kali hingga pelaporan berkala. Tidak seperti penjelasan dan catatan layanan, memo dapat digunakan dalam perusahaan atau memainkan peran dokumen pelaporan untuk otoritas yang lebih tinggi.
Alasan untuk menyusun dokumen
Memo dibuat sebagai akibat dari proses di luar kendali, yang dapat merugikan perusahaan. Saat itulah karyawan dapat dengan cara yang sama membawa semua informasi ke perhatian atasan. Misalnya, dapat berupa ketidakhadiran berkali-kali dari orang yang bertanggung jawab atau pengabaian terhadap pemenuhan target yang direncanakan, yang, tentu saja, dapat berdampak negatif pada kinerja seluruh perusahaan. Secara umum, dokumen tersebut dimaksudkan untuk menjadi sinyal perubahan kebijakan internal yang saat ini dijalankan oleh pimpinan.
Cara membuat memo dengan benar
Biasanya sebuah dokumen terdiri dari beberapa bagian. Pertama, perlu dirumuskan secara jelas alasan yang menjadi alasan penulisan memo tersebut. Ini menguraikan situasi spesifik dan daftar fakta. Maka sangat disarankan untuk mengungkapkan pendapat Anda sendiri tentang apa yang terjadi. Pada saat yang sama, perlu untuk menganalisis situasi dari semua sisi dan menawarkan solusi Anda sendiri untuk masalah tersebut.
Semua informasi harus disajikan dengan cukup ringkas, dengan tetap berpegang pada pokok permasalahan yang terjadi. Distorsi realitas dan ekspresi dugaan yang tidak didukung oleh basis bukti tidak dapat diterima.
Dokumen ditempatkan pada selembar format A4 dengan indikasi wajib di sudut kiri atas nama unit. Di kanan atas, Anda harus menempatkan informasi tentang penerima catatan. Sedikit di bawah, dari garis merah, nama dokumen dan nomornya, serta tempat kompilasi, ditulis dengan huruf besar.
Kemudian, informasi tersebut dituangkan dalam bentuk yang cukup bebas, yang didukung dengan tanda tangan pegawai yang menyiapkan dokumen tersebut.
Sebelum mengirim memo, disarankan untuk hati-hati memeriksa kenyataan dari semua keadaan di atas.
