Manajemen waktu adalah aturan pengaturan diri dengan memprioritaskan to-do list. Ada berbagai cara mengatur diri sendiri, dan itu bergantung pada siapa Anda: seorang pemimpin, seorang pemain, atau manajer "tingkat menengah". Artikel ini akan fokus pada manajemen waktu untuk eksekutif.
Seorang pemimpin, pekerja lepas, wiraswasta, secara mandiri membuat keputusan dan memikul tanggung jawab pribadi untuk itu, jadi penting baginya untuk menetapkan prioritas, menetapkan tujuan, dan dapat mendelegasikan apa yang tidak memerlukan partisipasi pribadinya.
Teknik manajemen waktu untuk seorang manajer:
Sistem ABC
Kompilasi daftar tugas yang diprioritaskan. Prioritas A hal yang super penting. Urusan prioritas "B" hanya penting, dan kemudian "C" tidak penting. Semua tugas dari daftar dilakukan dalam urutan prioritas dan Anda tidak dapat melanjutkan ke grup berikutnya sampai Anda menyelesaikan tugas dari yang sebelumnya. Dengan daftar tugas di penghujung hari atau hari berikutnya, mudah untuk menganalisis berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan hal-hal yang paling penting dan berapa banyak waktu yang terbuang untuk sisanya. Sistem ABC sangat bagus untuk perencanaan sehari-hari.
Matriks Eisenhower
Inti dari matriks ini adalah bahwa kegiatan dan kegiatan dibagi ke dalam kelompok-kelompok berikut:
- "Mendesak dan Penting". Mereka perlu dilakukan terlebih dahulu.
- "Penting tapi tidak mendesak." Ini adalah perbuatan dan proyek yang mempromosikan kita, di mana kita dapat berkembang. Anda perlu melakukan hal-hal seperti itu secara sistematis, mereka membutuhkan banyak waktu. Dimungkinkan untuk mengalihkan perhatian dari masalah yang penting tetapi tidak mendesak hanya untuk masalah yang mendesak dan penting (1).
- "Mendesak tapi tidak penting." Ini semua yang mengalihkan perhatian kita dari hal-hal penting. Kasus-kasus seperti itu tidak memberi kita manfaat apa pun; implementasinya harus didelegasikan sebanyak mungkin.
- "Tidak mendesak dan tidak penting." Yang terbaik adalah tidak melakukan hal-hal seperti itu sampai menjadi "mendesak dan penting" atau "penting tapi tidak mendesak".
Matriks Eisenhower cocok untuk perencanaan hari atau bulan.
Trik lain dari manajemen waktu kepala -
Matriks Boston
Ini menggunakan dua kriteria:
- Manfaat (Apakah bisnis saat ini menguntungkan?);
- Perspektif (Apakah kasusnya menjanjikan?). Ini berarti bahwa tidak ada manfaat langsung dari proyek, tetapi mungkin di masa depan.
Dan, tergantung pada jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, proyek dibagi menjadi beberapa kategori:
- Proyek yang menguntungkan dan berkembang adalah kategori Bintang.
- Sebuah proyek yang membutuhkan banyak tenaga kerja untuk keuntungan masa depan adalah kategori Masalah Anak. Mungkin tidak akan ada gunanya di masa depan dari "Anak Sulit", tetapi jika semuanya berhasil, ia akan membawa hasil super dan menjadi "Bintang" baru.
- Proyek yang membawa manfaat, tetapi tidak memiliki prospek - "Sapi perah".
- Proyek - "Anjing". Proyek-proyek ini membutuhkan banyak upaya, tetapi tidak memiliki opsi pengembangan dan tidak membawa manfaat.
Mengikuti prinsip matriks Boston, perhatian utama harus diberikan pada proyek - "Bintang", dari "Anjing" yang kami tolak sama sekali. Jika "Anak Sulit" menjadi "Anjing", dia juga harus ditinggalkan. Proyek Cash Cows menerima perhatian sebanyak yang mereka butuhkan, tetapi tidak lebih. Sapi perah juga bisa menjadi Anjing dan memperlakukan mereka sesuai dengan itu.
