Pekerjaan perusahaan mana pun tidak mungkin tanpa karyawan. Sebagai aturan, untuk menyederhanakan penghitungan perpindahan personel, beberapa pengusaha menggunakan apa yang disebut arsip pribadi dalam kegiatan bisnis mereka. Secara umum, konsep "arsip pribadi" berarti semacam arsip yang berisi semua data pribadi tentang seorang karyawan yang bekerja. Penggunaan sistem akuntansi semacam itu tidak diperlukan untuk badan hukum, tetapi untuk lembaga negara, arsip pribadi adalah barang wajib.
instruksi
Langkah 1
Sebagai aturan, saat melamar pekerjaan, seorang karyawan menulis aplikasi untuk pekerjaan. Anda, setuju untuk menerima dia untuk posisi itu, membuat pesanan (pesanan) untuk penerimaan. Selanjutnya, buat salinan semua dokumen, misalnya, dari paspor, dari akta nikah, dll.
Langkah 2
Pada titik ini, buat file pribadi. Harap dicatat bahwa folder terpisah harus dibuat untuk setiap karyawan. Buat salinan semua pesanan, seperti pesanan pekerjaan. Anda juga akan memerlukan salinan dari buku kerja, dokumen pendidikan, yaitu, semua salinan dokumen yang Anda miliki untuk karyawan tersebut.
Langkah 3
Setelah semua salinan dibuat, arsipkan. Harap dicatat bahwa kasus ini akan meningkat saat Anda bekerja. Artinya, jika perintah dikeluarkan terhadap karyawan ini, misalnya, perintah untuk promosi, perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab, perintah untuk memberikan cuti, dll., maka Anda perlu membuat salinannya dan mengajukannya ke file pribadi Anda dalam urutan kronologis … Hal ini berlaku untuk semua dokumen HR yang berhubungan dengan karyawan.
Langkah 4
Buatlah inventaris internal sehingga Anda dapat dengan mudah membiasakan diri dengan isi kasing. Itu juga diisi dalam urutan kronologis. Semua dokumen dalam inventaris harus memiliki nomor seri, tanggal kompilasi, judul, jumlah lembar, dan, mungkin, semacam catatan.
Langkah 5
File pribadi karyawan harus disimpan oleh orang yang bertanggung jawab yang ditunjuk atas perintah kepala. Koreksi hanya diperbolehkan oleh tangan orang yang bertanggung jawab ini, dan informasi hanya dapat dilihat di hadapan orang ini.
Langkah 6
Saat memberhentikan seorang karyawan, tutup file pribadinya, yaitu, rangkum, beri nomor lembar, tulis jumlah halaman, jahit semuanya dan kirimkan ke arsip organisasi, sambil menyelesaikan daftar pengiriman.
