File pribadi adalah seluruh volume dokumen untuk seorang karyawan, yang berisi informasi pribadi yang diperlukan tentang karyawan dan data tentang senioritasnya. File pribadi disimpan secara individual untuk setiap karyawan, dalam folder terpisah. Agar file pribadi karyawan memungkinkan untuk mensistematisasikan informasi tentang karyawan dengan mudah, ada aturan tertentu untuk pembentukannya.
instruksi
Langkah 1
Ingatlah bahwa arsip pribadi wajib dilakukan hanya untuk karyawan lembaga layanan publik, semua pengusaha lain memutuskan apakah akan melakukan urusan pribadi atau tidak atas kebijaksanaan mereka sendiri. Pada saat yang sama, jika keputusan tentang pengelolaan arsip pribadi karyawan dibuat, dokumentasi harus dibuat sesuai dengan aturan pekerjaan kantor.
Langkah 2
File pribadi karyawan mencakup sejumlah besar dokumentasi, termasuk profil karyawan, biografinya, rekomendasi dan karakteristik, dokumen pendidikan, dll. Salah satu atribut yang sangat diperlukan dari file pribadi karyawan adalah inventaris internal dokumen kasus.
Langkah 3
Buat inventaris internal dokumen - ini adalah dokumen pertama yang diinvestasikan dalam kasing. Karena arsip pribadi dibentuk dalam urutan kronologis, inventaris dikompilasi dengan cara yang sama. Dengan demikian, pada awalnya seluruh daftar dokumen yang dibuat dan diterima dari karyawan saat perekrutan dimasukkan ke dalam inventaris. Di masa depan, setelah menerima dokumentasi baru, masukkan dokumen ke dalam kasing dan masukkan ke dalam inventaris dalam urutan kronologis.
Langkah 4
Saat memelihara file pribadi seorang karyawan, tetapkan nomor seri untuk setiap dokumen yang diajukan. Beri label halaman dengan penomoran terpisah. Selain itu, tergantung pada kategori dokumen, tetapkan indeks khusus.
Langkah 5
Saat memasukkan data ke dalam inventaris internal dokumen file pribadi, tunjukkan informasi tentang nomor seri dan indeks setiap dokumen, nama lengkap dokumen dan jumlah lembar jika dokumen ini ditempati. Beri nomor pada lembar di mana inventaris dilakukan secara terpisah dari susunan umum kasus. Konfirmasi inventaris internal dengan tanda tangan Anda sendiri dan transkripnya yang menunjukkan posisinya. Pengisian inventaris internal yang benar memungkinkan Anda untuk mensistematisasikan file pribadi karyawan dan membuat akses ke informasi tentang karyawan menjadi nyaman dan efisien.
