Dalam layanan personalia organisasi, perusahaan, sejumlah besar dokumen disimpan: pesanan untuk perekrutan, pemberian liburan, transfer, penghargaan, pembayaran tunai tambahan, pemecatan, dan lainnya. Pentingnya menjaga dokumen tersebut karena kebutuhan untuk menyimpan catatan dokumen setiap karyawan tertentu. Tugas membentuk dokumen dengan benar dan cepat dalam kasus ini dipercayakan kepada petugas personalia.
instruksi
Langkah 1
Pembentukan kasus adalah penempatan dokumen yang dieksekusi ke dalam kasus. Kelompokkan dokumen ke dalam kasus untuk setiap tahun kalender, kecuali untuk kasus yang dibentuk pada awalnya dan tidak dalam satu tahun kalender. Kasus-kasus tersebut meliputi: file pribadi mahasiswa, karyawan, pekerja, kasus forensik, kasus pensiun, riwayat kesehatan, serta dokumen akuntansi lainnya.
Langkah 2
Pembentukan akhir arsip pribadi siswa, mahasiswa, pascasarjana harus dilakukan setelah lulus dari lembaga pendidikan atau studi pascasarjana; pekerja dan karyawan - setelah pemecatan mereka; riwayat kesehatan - setelah pasien dipulangkan; kasus pengadilan - segera setelah akhir persidangan dan pengiriman keputusan; kasus pensiun - setelah pembayaran pensiun dihentikan.
Langkah 3
Saat mempersiapkan penyimpanan arsip, gabungkan file pribadi karyawan yang diberhentikan menjadi file pribadi, jika jumlah lembar tidak melebihi dua ratus lima puluh. Hal yang sama berlaku untuk orang yang telah lulus dari lembaga pendidikan. Anda juga dapat membuat file pribadi individual sebagai unit penyimpanan terpisah. Aturan ini berlaku untuk file pribadi penyimpanan permanen.
Langkah 4
Saat membuat file pribadi, pertimbangkan periode penyimpanan yang berbeda. Berkenaan dengan kasus-kasus umur simpan jangka panjang dan permanen, bentuklah secara terpisah, dan juga sertakan dalam inventaris yang berbeda.
Langkah 5
Kelompokkan pesanan oleh personel ke dalam kasus sesuai dengan periode retensi yang ditetapkan. Dalam setiap file pribadi, dokumen dimasukkan dalam urutan kronologis, yaitu, dari awal hingga akhir tahun, serta pada tanggal persetujuan, kompilasi, pendaftaran mereka.
Langkah 6
Kasing yang dibuat dari akun pribadi, kartu pribadi, buku kerja, serta pakaian arsip pribadi, disusun secara ketat dalam urutan abjad. Saat menggunakan desain seperti itu, lakukan klarifikasi tambahan dengan menunjukkan tiga huruf pertama atas nama orang yang membuka file pribadi.
