Memelihara dokumentasi khusus merupakan bagian integral dari departemen personalia suatu perusahaan. Pada saat yang sama, file pribadi wajib untuk setiap karyawan. Di masa depan, file pribadi diarsipkan dalam folder khusus.
Diperlukan
- - dokumen pribadi karyawan;
- - daftar dokumen;
- - folder untuk file pribadi.
instruksi
Langkah 1
Mulai mendaftarkan file pribadi untuk karyawan segera setelah dipekerjakan. Tidak ada formulir terpadu untuk mengajukan kasus, sehingga Anda dapat mengembangkannya sendiri. Buat salinan paspor karyawan, sertifikat asuransi pensiun, sertifikat NPWP dan dokumen pribadi lainnya, jika diperlukan, seperti sertifikat medis dan SIM.
Langkah 2
Rancang sampul untuk file pribadi Anda. Tunjukkan nama organisasi Anda sesuai dengan dokumen konstituen, cantumkan nomor seri kasus dan tanggal persiapannya. Anda juga dapat menulis durasi kontrak kerja dengan karyawan tersebut. Sisakan ruang untuk catatan tentang pemecatan, transfer, dll. Di tengah sampul, tulis nama belakang, nama depan, dan patronimik karyawan secara lengkap, posisinya.
Langkah 3
Halaman pertama file pribadi harus berisi inventaris dokumen karyawan yang tersedia. Yang terbaik adalah mengkompilasi inventaris dalam bentuk elektronik. Pastikan untuk menyertakan nama karyawan yang berwenang dan tanggal inventaris. Informasi tentang dokumen yang tersedia dapat ditempatkan dalam bentuk tabel, mencatat jumlah masing-masing dan membuat catatan yang diperlukan. Di bagian bawah inventaris harus ada tanda tangan penyusun dan karyawan untuk siapa file pribadi sedang dikompilasi. Lampirkan salinan dokumen yang ada setelah daftar. Ini diikuti oleh semua dokumen yang terkait dengan alur kerja, misalnya, surat perintah liburan, perjanjian perubahan kontrak kerja, dll.
Langkah 4
Simpan file pribadi Anda di folder arsip. Dokumen-dokumen ini harus disimpan oleh spesialis personalia atau direktur perusahaan dengan akses terbatas ke data. Karyawan dapat menerima dokumen apa pun dalam file pribadi dengan persetujuan dengan manajer dan di bawah tanda terima pribadi. Ketika seorang karyawan diberhentikan atau dipindahkan, file pribadi dipindahkan ke arsip khusus tentang mantan karyawan perusahaan.
