Dalam menjalankan aktivitasnya, seorang karyawan atau pengusaha akuntansi harus memproses banyak dokumen. Arus dokumen meningkat berbanding lurus dengan keberhasilan pengembangan usaha. Banyak metode kerja yang diketahui secara luas, namun, tidak mungkin ada orang yang akan menceritakan seluruh teknologi kepada pengusaha pemula. Panduan ini akan menunjukkan cara mengarsipkan dokumen Anda agar tidak bingung atau hilang.
instruksi
Langkah 1
Menggunakan file transparan agak rumit. Lebih baik mengarsipkan dokumen menggunakan pelubang kertas. Tentu saja, file transparan akan berguna untuk menyimpan dokumen yang tidak dapat dibobol: dokumen yang dibuat di atas kop surat Tanda Negara, dokumen berhologram dan kertas lain yang dilindungi dari pemalsuan. Untuk sisa dokumen, tidak praktis menggunakan file.
Langkah 2
Anda dapat menggunakan pengikat untuk membuat lubang secara akurat, menyelaraskan setiap dokumen berikutnya dengan yang sebelumnya. Dokumen akan disejajarkan dalam satu folder, tetapi jika Anda perlu memindahkan dokumen ke folder lain, kemungkinan dokumen akan menonjol di luar tumpukan.
Langkah 3
Cara terbaik untuk mengikat dokumen adalah dengan menggunakan stop punch. Kemudian, untuk setiap dokumen, lubang akan ditempatkan di tempat yang sama. Dokumen yang dijahit dengan cara ini akan memiliki tampilan yang paling akurat dan Anda tidak perlu membuat lubang tambahan di dalamnya.
Langkah 4
Saat pengarsipan, selain letak lubang, Anda juga harus mengarahkan dokumen dengan benar. Dokumen yang ditempatkan di lembar dapat diputar 90o berlawanan arah jarum jam.
Langkah 5
Untuk menyambung dokumen sering digunakan staples atau penjepit kertas. Benar, mereka memiliki kelemahan: seikat dokumen yang diikat dengan staples atau klip kertas memiliki tonjolan pada titik lampiran, yang membuatnya sulit untuk bekerja dengan kertas. Lebih baik untuk menghubungkan lembaran dokumen multi-halaman dengan setetes lem PVA. Dalam kebanyakan kasus, dibutuhkan lebih sedikit waktu, dan tumpukan dokumen tidak memiliki tonjolan.
Langkah 6
Jika dokumen berukuran lebih kecil dari lembar standar, maka dokumen tersebut harus ditempelkan terlebih dahulu ke lembar standar, setelah itu dapat diarsipkan bersama dokumen lainnya.
