Rapat adalah atribut tradisional dari setiap proses manajemen. Signifikansi, sifat, tingkat teknis, durasi pertemuan bisnis ini dapat bervariasi tergantung pada tujuan dan kondisi spesifik pertemuan. Pada saat yang sama, acara ini memiliki dua ciri khas utama: pada pertemuan itu satu atau lain masalah atau tugas dibahas, dan hasilnya harus berupa keputusan tertentu. Sebuah pertemuan yang sukses membutuhkan organisasi yang jelas.
instruksi
Langkah 1
Sebelum mengadakan rapat dan mengundang sekelompok peserta tertentu, rumuskan tujuan rapat. Perjelas untuk diri Anda sendiri: keputusan apa yang harus diakhiri. Hasilnya dapat berupa persetujuan rencana kerja untuk jangka waktu tertentu, pengembangan rancangan pesanan yang sebenarnya, penyusunan jadwal jaringan, dll.
Langkah 2
Jika suatu masalah diselesaikan dalam rapat, tujuan rapat bisnis akan memerlukan jawaban atas pertanyaan: mengapa, mengapa, dan bagaimana. Ada aturan yang tidak dapat diubah: sebelum menyetujui, Anda harus menyetujui apa yang akan dibahas. Mungkin saja peserta rapat yang otoritatif mendapati diri mereka berpikir bahwa masalah yang dinyatakan tidak ada. Pertemuan khusus - untuk menghasilkan (mengembangkan) ide. Mereka dapat mengambil bentuk yang disebut "brainstorming". Pengaturan untuk prosedur seperti itu membutuhkan non-standar, kreatif.
Langkah 3
Tahapan penting dalam persiapan rapat adalah perumusan agenda. Sebuah rapat dapat menjadi tidak berguna dan tidak produktif jika komponen informasional dan bermasalahnya tidak berfungsi. Oleh karena itu, pikirkan dengan jelas setting topik pembicaraan. Bandingkan: "Pertanyaan meningkatkan penjualan produk A di jaringan ritel" dan "Menyepakati tindakan untuk meningkatkan penjualan produk A di jaringan ritel." Dalam kasus pertama, diskusi dapat berubah menjadi laporan dangkal, dalam kasus kedua - menjadi solusi masalah yang menyakitkan.
Langkah 4
Lokasi pertemuan juga penting. Ada pengamatan psikologis yang benar: jika diskusi diadakan di kantor seorang pemimpin, pandangannya tentang pemecahan masalah tertentu mungkin jelas lebih dominan dan lebih disukai. Kamar lain (ruang konferensi, kamar luas) bisa menjadi pilihan terbaik. Ingat: zona komunikasi yang nyaman berjarak sekitar satu meter. Bila memungkinkan, ingatlah ini saat menempatkan kursi Anda. Meja bundar atau oval bagus untuk rapat. Retret mungkin lebih tepat dalam situasi tertentu, tetapi ini adalah pilihan yang sangat mahal.
Langkah 5
Rencanakan waktu pertemuan Anda dengan bijaksana. Tidak masuk akal untuk menunjuknya sebelum istirahat makan siang atau di akhir hari kerja, lebih baik di pagi hari. Jika Anda merencanakan pertemuan yang panjang, istirahatlah atau rehat kopi (5-10 menit setiap jam). Jika Anda perlu mengadakan rapat informasi, opsi dimungkinkan tanpa rapat klasik, mis. tanpa kursi.
Langkah 6
Mendisiplinkan karyawan organisasi dan menjadi bagian dari budaya perusahaan jadwal pertemuan yang jelas: direkomendasikan untuk mengadakan mereka pada hari biasa dalam seminggu dan pada waktu tertentu (misalnya, pada hari Jumat pagi).
Langkah 7
Pertemuan yang serius seringkali membutuhkan kejelasan: demonstrasi tabel, diagram, pemutaran materi video. Diinginkan untuk memiliki papan tulis, flip chart, layar untuk kebutuhan ini.
