Rapat adalah elemen penting dalam kehidupan bisnis. Ini adalah alat untuk memantau, menetapkan tujuan pengelolaan, dan mengimplementasikan umpan balik. Pada pertemuan tersebut, laporan dibuat dan informasi diberikan tentang keadaan saat ini. Para pesertanya memiliki kesempatan untuk berunding satu sama lain dan pada akhirnya membuat keputusan yang diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian tugas yang diberikan.
instruksi
Langkah 1
Tentukan tujuan pertemuan. Para pesertanya dapat berkumpul, misalnya, untuk melakukan pertukaran pandangan awal, mendengarkan laporan tentang keadaan, menyiapkan rekomendasi untuk menyelesaikan masalah apa pun atau menerima masalah ini. Topik rapat harus menarik bagi setiap peserta rapat.
Langkah 2
Membuat agenda rapat. Di dalamnya, tunjukkan daftar pertanyaan yang perlu didengar dan didiskusikan selama itu. Hanya masalah-masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam tatanan kerja yang harus didiskusikan. Kirimkan agenda pendahuluan rapat kepada semua peserta dan dengarkan keinginan dan komentar mereka tentang topik dan agenda rapat. Sesuaikan agenda dengan mempertimbangkan keinginan yang diungkapkan.
Langkah 3
Tentukan tempat, waktu dan cara pertemuan. Tunjuk pembicara dan focal point untuk setiap item dalam agenda. Minta presenter untuk mengirimkan abstrak mereka terlebih dahulu. Tentukan jadwal pertemuan, tunjukkan waktu yang dialokasikan untuk diskusi setiap masalah. Mengirimkan agenda dan agenda rapat terakhir kepada masing-masing peserta.
Langkah 4
Jika perlu, kirimkan kepada peserta abstrak laporan yang akan dipresentasikan pada rapat, rancangan keputusan yang akan diambil, catatan informasi dan bahan analisis.
Langkah 5
Pertimbangkan pertanyaan tentang bagaimana cara terbaik untuk mendudukkan peserta rapat untuk mengurangi kemungkinan situasi konflik seminimal mungkin. Psikolog telah memperhatikan bahwa lebih sering orang yang duduk saling berhadapan masuk ke dalam konflik dan perselisihan, lebih jarang mereka yang duduk bersebelahan. Pertimbangkan faktor ini.
Langkah 6
Mengidentifikasi ketua yang dapat memimpin rapat sehingga semua masalah dapat diselesaikan secara optimal dan dalam waktu sesingkat mungkin. Untuk melakukan ini, dia harus memberikan keputusan konstruktif dari setiap peserta rapat dan membuat diskusi menjadi bisnis.
Langkah 7
Pastikan urutan pelaksanaan program pertemuan yang ketat dan itu akan cukup berhasil dan keputusan yang diambil akan efektif.
