Ada yang berpendapat bahwa pertemuan adalah suatu peristiwa yang dapat dipersiapkan secara spontan. Bahkan, bentuk interaksi bisnis ini membutuhkan pelatihan administrasi yang serius.
Topik pertemuan
Alasan rapat harus dirumuskan oleh pemrakarsa. Tidak berarti selalu merupakan peserta terpenting dalam pertemuan dalam kapasitas ini. Berdasarkan fakta bahwa rapat dapat bersifat intra-korporat dan dengan keterlibatan banyak orang yang diundang, penting untuk mendefinisikan topik sedemikian rupa sehingga dapat menarik semua orang yang dibutuhkan untuk dialog.
Biasanya, perumusan teknis topik ditangani oleh staf administrasi atau langsung oleh sekretaris rapat. Agenda pertemuan mengikuti topik yang diberikan. Dokumen ini mencakup semua masalah yang direncanakan untuk didiskusikan. Dengan persetujuan sebelumnya, seorang pembicara ditugaskan untuk setiap pertanyaan, yang diberi batas waktu untuk pidatonya tanpa memperhitungkan debat. Jangka waktu pembahasan ditetapkan dalam agenda tersendiri.
Untuk pemahaman yang lebih baik tentang masalah, tidak akan berlebihan untuk menyiapkan selebaran yang mencakup referensi singkat, statistik atau informasi informasi lainnya. Sekretaris menyiapkan materi tersebut dengan masing-masing pembicara secara terpisah.
Tahap akhir dari persiapan dokumenter adalah pengembangan rancangan keputusan pada setiap masalah. Dokumen ini mewakili solusi yang diusulkan pelapor berdasarkan diskusi. Mereka merekam kalimat terakhir yang disampaikan oleh pembicara. Jika peserta tidak setuju dengan pilihan dalam rancangan keputusan, dokumen diperbaiki oleh sekretaris.
Orang yang diundang
Agenda sangat menentukan perkiraan daftar orang yang harus diundang untuk menangani masalah yang diangkat. Jadi, cara yang produktif adalah dengan mengajak orang yang berbeda pendapat dengan pembicara. Dalam hal ini, rapat berfungsi sebagai “meja bundar” bagi para pihak yang bersengketa.
Peserta rapat diinformasikan dengan metode apa pun yang tersedia - panggilan telepon, email, atau undangan pribadi. Seluruh paket dokumen harus diserahkan terlebih dahulu kepada semua orang yang berpartisipasi sehingga mereka memiliki kesempatan untuk membiasakan diri dengan materi terlebih dahulu.
Mengadakan rapat
Seorang sekretaris harus berpartisipasi dalam rapat. Tugasnya adalah menyusun protokol setelah diskusi. Dalam penyusunan dokumen, bukan akurasi verbatim merekam diskusi yang penting, tetapi refleksi dari pidato kunci dan proposal tertentu.
Untuk mengecualikan kemungkinan perbedaan, lebih baik merekam jalannya pertemuan pada dictaphone. Semua peserta harus diberitahu tentang awal perekaman.
