Jika Anda harus mengatur dan mengadakan pertemuan bisnis, ingatlah: keberhasilan acara sangat bergantung pada persiapan yang berkualitas. Jangan mengabaikan detail apa pun dan pertemuan Anda akan menjadi yang terbaik.
instruksi
Langkah 1
Tetapkan tanggal untuk pertemuan bisnis Anda. Beritahu semua peserta terlebih dahulu. Tergantung pada format acara dan dengan siapa Anda mengadakan pertemuan bisnis, itu bisa berupa undangan lisan, telepon, email, atau surat bisnis. Dianjurkan untuk mengirimkan agenda kepada semua orang, dengan isu-isu yang ditunjuk untuk diskusi, pembicara utama, anggaran rumah tangga dan bahan referensi. Jika peserta lebih siap, pembahasan masalah bisnis akan lebih efektif.
Langkah 2
Pikirkan tentang lokasi yang paling nyaman untuk pertemuan bisnis Anda. Ruang yang cocok dapat berupa ruang konferensi milik perusahaan atau ruang rapat. Sebaiknya pastikan bahwa tidak ada kolega Anda yang melamar rapat lain pada waktu yang sama. Ruang konferensi yang disewa juga merupakan pilihan yang terjangkau dan nyaman. Layanan ini ditawarkan oleh hotel dan hotel, pusat bisnis, lembaga pendidikan.
Langkah 3
Terkadang pertemuan bisnis diadakan di kafe atau restoran. Pilihan ini sesuai bila jumlah peserta sedikit. Jika Anda ingin menggabungkan negosiasi dengan makan siang atau sarapan atau makan malam bisnis, Anda harus memesan meja terlebih dahulu. Tempatnya tidak boleh berisik, jika tidak maka akan sulit untuk membahas masalah bisnis. Juga tidak diinginkan untuk memilih opsi yang mewah dan eksotis, selera Anda mungkin tidak sesuai dengan preferensi peserta lain. Oleh karena itu, lebih baik memilih pendirian klasik atau memastikan bahwa pasangan Anda sepenuhnya berbagi hasrat Anda.
Langkah 4
Mempersiapkan dan menguji perangkat keras. Peralatan proyektor, mikrofon, telepon, dan video - sesuaikan dan konfigurasikan semuanya terlebih dahulu. Teknik cenderung rusak dan mati pada saat yang paling tidak tepat.
Langkah 5
Hitung apakah ada cukup kursi untuk semua peserta. Pastikan ruangan tidak terlalu pengap atau terlalu dingin. Jangan lupa tentang bahan menulis - Anda harus memberi semua orang pena dan kertas. Sebarkan selebaran itu. Buat dan tempatkan papan nama dengan nama peserta, jika perlu.
Langkah 6
Jika rapat berlangsung lama, Anda mungkin perlu rehat kopi atau istirahat makan siang. Bagaimanapun, jagalah airnya - sebotol air dan gelas di sebelah setiap peserta adalah pilihan yang baik.
