Untuk menjaga data pribadi karyawan, beberapa pengusaha menggunakan apa yang disebut file pribadi. Menurut pasal 85 Kode Perburuhan, pekerja personalia harus menerima, menyimpan, dan menggabungkan informasi tentang setiap karyawan. Untuk ini, disarankan untuk menggunakan file pribadi seperti itu. Bagaimana urutan pendaftaran mereka?
instruksi
Langkah 1
Pertama, harus diklarifikasi bahwa pengelolaan file pribadi bukanlah dokumen wajib untuk organisasi, tetapi jika Anda memutuskan untuk menggunakannya, Anda harus dipandu oleh aturan pekerjaan kantor.
Langkah 2
Ketika seorang karyawan dipekerjakan, manajer mengeluarkan perintah (instruksi) dalam bentuk No. T-1. Berdasarkan dokumen ini, buat kartu pribadi untuk karyawan baru (formulir No. T-2).
Langkah 3
Untuk mengisi formulir ini, Anda memerlukan dokumen-dokumen berikut: paspor, buku kerja, sertifikat pendaftaran (TIN), sertifikat asuransi, ID militer (jika ada), sertifikat atau diploma dan dokumen lainnya, misalnya, untuk pengemudi - a SIM, untuk juru masak - buku medis, dll.
Langkah 4
Ambil salinan semua dokumen di atas dan arsipkan dalam arsip pribadi dalam urutan kronologis. Arsip ini disimpan di departemen personalia atau di departemen akuntansi, setiap perubahan hanya dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab. Namun perlu diingat bahwa buku kerja tidak termasuk dalam file pribadi, harus disimpan secara terpisah di brankas atau di bawah kunci dan kunci. Orang yang bertanggung jawab atas keamanan dokumen-dokumen ini ditunjuk dengan perintah terpisah.
Langkah 5
Daftar semua dokumen dalam inventaris, buat perubahan di kolom khusus "Lampiran". Ini juga berisi nomor seri dokumen, jumlah lembar masing-masing dan tanggal penerimaan.
Langkah 6
Beberapa dokumen dari file pribadi adalah kuesioner, otobiografi, penjelasan tertulis dan pernyataan apa pun. Ingatlah bahwa arsip tidak ditransfer ke karyawan itu sendiri dan bahkan jika perlu, karyawan dapat melihat file pribadi hanya di hadapan orang yang bertanggung jawab.
Langkah 7
Setelah kasus terbentuk, lengkapi halaman sampul. Untuk melakukan ini, di tengah di tengah, tulis nomor seri arsip ini, nama organisasi, posisi karyawan, serta nama lengkapnya.
