File pribadi adalah kumpulan dokumen yang berisi informasi tentang seorang karyawan dari saat penandatanganan perintah perekrutan hingga tanggal penerbitan perintah pemecatan. Di negara kita, adalah wajib untuk menjaga file pribadi hanya untuk pegawai negeri. Namun, sebagian besar perusahaan dan organisasi lebih suka mengatur dan merekam data karyawan.
instruksi
Langkah 1
File pribadi, sebagai suatu peraturan, berisi informasi berikut tentang karyawan: lembar catatan pribadi, salinan dokumen pendidikan, salinan pesanan dan aplikasi untuk pekerjaan, kontrak kerja, amandemen dan penambahannya, dokumen sertifikasi dan pelatihan lanjutan, serta dokumen lain yang diperlukan untuk layanan personel (salinan akta nikah, akta kelahiran, paspor, tanda pengenal militer, dll.).
Langkah 2
File pribadi setiap karyawan disusun dalam folder terpisah dengan penutup kardus - pengikat. Ini berisi persyaratan: nama keluarga, nama, patronimik karyawan, tanggal pembukaan kasing. Setelah karyawan diberhentikan, file pribadi ditutup. Dokumen harus diserahkan ke arsip tanpa gagal.
Langkah 3
File pribadi yang tertutup diberi nomor, inventaris internal dokumen kasus dibuat. Dokumen-dokumen dalam folder dikumpulkan dalam urutan kronologis - dari saat karyawan tiba hingga tanggal pemecatan. Inventaris internal dibuat dalam urutan yang sama. Penomoran lembar inventaris terpisah dari penomoran dokumen arsip pribadi.
Langkah 4
File pribadi karyawan dikeluarkan hanya untuk manajer atau orang lain atas perintah manajer, serta untuk karyawan itu sendiri. Informasi yang disimpan dalam file pribadi bersifat rahasia, yang berarti tidak dapat diungkapkan kepada orang asing. Dilarang membuat perubahan pada dokumen sebelumnya dari file pribadi, serta mengekstraknya.
Langkah 5
Departemen SDM hanya menyimpan catatan karyawan saat ini. Dokumen karyawan yang diberhentikan dipindahkan ke arsip. Mereka disimpan di sana selama 75 tahun, dan file pribadi manajer, manajer, serta orang-orang dengan penghargaan dan gelar, tidak terbatas.
