Surat ucapan terima kasih kepada karyawan merupakan salah satu bentuk insentif non-materiil bagi anggota tim. Tidak ada persyaratan ketat untuk teksnya. Namun, ada beberapa aturan yang ditetapkan secara tradisional untuk persiapan dan pelaksanaan.
instruksi
Langkah 1
Pilih waktu yang tepat untuk memberikan surat terima kasih kepada karyawan. Alasan yang layak untuk ungkapan terima kasih publik dapat berupa keberhasilan penyelesaian tugas khusus, kinerja tinggi pada akhir periode tertentu, ulang tahun atau hari libur profesional.
Langkah 2
Jika Anda akan menulis surat terima kasih kepada seorang karyawan karena telah mempersiapkan acara penting atau untuk membuat perjanjian kemitraan yang menguntungkan, bicarakan dengan atasan langsungnya. Kepala unit struktural akan berbicara tentang kontribusi karyawan yang didorong untuk pelaksanaan proyek tertentu, dan juga menjelaskannya dari sudut pandang profesional.
Langkah 3
Tulis surat terima kasih pada kop surat organisasi. Di sudut kanan atas, letakkan stempel, di kiri atas - nama unit struktural, posisi, nama keluarga, dan inisial karyawan. Buat banding Anda dengan cara ini: "Ivan Ivanovich yang terhormat!" atau "Maria Sergeevna yang terhormat!" Jangan gunakan opsi lain seperti "Sayang", "Tuan", dll.
Langkah 4
Sebutkan alasan surat ucapan terima kasih ini. Anda dapat menghubungi karyawan baik atas nama manajer yang menandatangani dokumen, dan atas nama perusahaan secara keseluruhan. Dalam kasus pertama, awal surat akan berbunyi seperti ini: "Saya mengucapkan selamat kepada Anda karena telah memenuhi rencana penjualan secara berlebihan pada bulan April sebesar 100%," dalam kasus kedua, seperti ini: "Zenit LLC ingin mengucapkan terima kasih karena telah memenuhi penjualan secara berlebihan. rencanakan pada bulan April sebesar 100%."
Langkah 5
Cantumkan dalam teks surat itu manfaat pribadi karyawan dalam menyelesaikan tugas tertentu. Harap dicatat bahwa Anda menghargai kerja keras dan dedikasinya kepada perusahaan dan berharap untuk kesuksesan profesional yang berkelanjutan. Seorang karyawan akan senang membaca, misalnya, frasa berikut: “Anda telah kreatif dalam pelaksanaan proyek dan telah berusaha keras untuk menyelesaikannya pada tanggal target. Anda telah dengan terampil mengoordinasikan pekerjaan kelompok dan mencapai hasil yang mengesankan. Saya sangat menghargai kreativitas dan pengetahuan Anda."
Langkah 6
Jika surat terima kasih dibuat pada kesempatan ulang tahun karyawan atau sehubungan dengan liburan profesional, cobalah untuk mencari tahu lebih banyak tentang aktivitas kerjanya. Tentukan jumlah tahun bekerja oleh karyawan di organisasi ini, posisi yang dia pegang. Temukan fakta spesifik yang menegaskan kualitas bisnis dan pencapaian profesional karyawan. Tanyakan rekan Anda apa pendapat mereka tentang orang ini.
Langkah 7
Tulis teks surat berdasarkan informasi yang dirangkum. Dalam kalimat pertama setelah permintaan, tunjukkan alasan rasa terima kasih. Misalnya: "Sehubungan dengan perayaan Hari Arsitek, Zenit LLC berterima kasih atas kerja kreatif Anda selama bertahun-tahun dan kontribusi pribadi yang besar bagi kemakmuran perusahaan." Selanjutnya, perhatikan profesionalisme karyawan, energinya, sikap peduli terhadap tugas resmi, dedikasi, tanggung jawab, dan kualitas positif lainnya. Jangan lupa untuk menyebutkan kemampuan orang tersebut untuk mendukung rekan kerja, untuk menciptakan suasana ramah di sekitar.
Langkah 8
Cetak surat ucapan terima kasih ulang tahun Anda dalam tipografi atau pada kop surat ucapan khusus. Ini akan memberinya makna dan kekhidmatan. Tidak perlu menunjukkan detail organisasi. Tempatkan posisi, nama keluarga dan inisial karyawan di sebelah kiri. Diterima untuk melamar dalam surat ucapan terima kasih ulang tahun atas nama perusahaan. Manajer harus menandatangani surat itu.
