Dokumen pendamping dibuat untuk mengkonfirmasi pengiriman jumlah dokumen, barang, dan nilai material lainnya yang ditunjukkan di dalamnya. Juga, dokumen yang menyertainya yang berkaitan dengan pengangkutan barang dapat berisi informasi lain.
Surat pengiriman
Dokumen resmi yang dikirimkan hampir selalu disertai dengan surat pengantar. Ini berisi rincian pengirim, penerima, deskripsi dokumen dan bahan yang akan dikirim. Juga disarankan untuk mencatat berapa banyak lembar dokumen yang dikirim. Surat pengantar dibuat sebagai dokumen terpisah pada dua lembar, salah satunya tetap pada pengirim. Dalam organisasi, nomor dan tanggal keluar dicap pada surat pengantar. Langkah-langkah ini diperlukan untuk memastikan bahwa semua dokumen diterima dengan aman oleh penerima. Hal ini juga, sampai batas tertentu, asuransi pengirim.
Dokumen pendamping untuk pengangkutan barang
Saat melakukan transportasi, dokumen pengiriman berfungsi sebagai dokumen pendukung, serta kontrak transportasi tertulis. Mereka disajikan dalam bentuk waybill kereta api untuk transportasi dengan kereta api, waybill untuk transportasi udara, waybill untuk transportasi jalan dan bill of lading untuk transportasi laut.
Informasi yang diperlukan tentang kargo (nama, jumlah, metode penentuan berat, dll.), pengirim, penerima, jarak transportasi, dan nilainya dimasukkan ke dalam waybill. Ini adalah dokumen utama transportasi dan menentukan hubungan antara pengirim, pengangkut, dan penerima.
Bill of lading juga merupakan jaminan yang menegaskan hak pemegangnya untuk membuang kargo yang ditentukan dalam bill of lading dan menerima kargo setelah pengangkutannya. Atas dasar dokumen pengiriman, pengangkut menyusun bill of lading, di mana pengirim menunjukkan nama pengirim dan penerima, informasi yang diperlukan tentang kargo yang dikirim, jumlah transportasi (pengiriman). Untuk ketidakakuratan informasi dan semua konsekuensi yang terkait dengannya, pengirim kargo bertanggung jawab kepada pengangkut.
Bill of lading mengkonfirmasi penerimaan barang untuk transportasi dan menyertainya di seluruh rute. Selanjutnya, itu, bersama dengan barang, ditransfer oleh pengangkut ke penerima.
Bill of lading untuk semua jenis transportasi, kecuali kereta api, dibuat dalam rangkap tiga atau lebih, sehingga masing-masing pihak memiliki salinan bill of lading jika terjadi perselisihan.
Pengirim kargo harus menyediakan pengangkut, selain bill of lading, juga semua dokumen yang diperlukan untuk sanitasi, bea cukai, karantina dan aturan lainnya.
