Pekerjaan kantor adalah bagian penting dari aktivitas perusahaan mana pun, yang memungkinkan Anda menyimpan catatan semua dokumen administrasi dan bisnis. Seorang karyawan atau seluruh unit, yang tugasnya mencakup pekerjaan kantor, ada di setiap perusahaan, terlepas dari bentuk kepemilikannya. Pekerjaan kantor yang disampaikan secara kompeten adalah jaminan pekerjaan yang terkoordinasi dengan baik dari seluruh perusahaan dan responsnya yang cepat terhadap perubahan dalam kondisi bisnis dan pasar.
Untuk apa pekerjaan kantor?
Cepat atau lambat, setelah dimulainya kegiatan, setiap perusahaan dihadapkan pada kebutuhan untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen, yang merupakan alat manajemen dasar, karena dengan bantuan mereka transfer pedoman dilakukan, dan keputusan manajemen dikomunikasikan. kepada pemain tertentu. Sistem kerja kantor di perusahaan dirancang untuk memastikan standarisasi dan keseragaman dokumentasi, mengatur akuntansi dan penyimpanannya untuk memfasilitasi pekerjaan dengan dokumen bisnis. Fungsi sistem kerja kantor antara lain:
- organisasi alur kerja yang kompeten, memastikan transfer dokumen yang cepat di sepanjang jalur terpendek dengan konsumsi waktu minimal, memungkinkan Anda untuk mengontrol jalannya dokumen apa pun dan pelaksanaannya pada waktunya;
- sistem otomatis untuk pendaftaran dan akuntansi semua dokumentasi masuk, keluar dan internal;
- pengarsipan dokumen, yang memungkinkan mereka untuk disistematisasikan sesuai dengan kriteria formal dan membentuknya menjadi kasus;
- pembuatan nomenklatur kasus - sistem kode sesuai dengan daftar tajuk kasus, memfasilitasi sistematisasi mereka dan menentukan periode penyimpanan arsip yang ditetapkan oleh peraturan legislatif atau industri.
Jika semua fungsi kerja dengan aliran dokumen di perusahaan ini diterapkan, kita dapat mengatakan bahwa sistem kerja kantor di-debug dan berfungsi sesuai kebutuhan.
Aspek organisasi dan hukum
Setiap dokumen yang berisi perincian perusahaan dianggap sebagai kertas bisnis dan, oleh karena itu, konsekuensi hukum ditentukan untuknya, mis. dokumen ini sudah dapat diajukan di pengadilan ketika menyelesaikan konflik dan kontradiksi yang muncul. Oleh karena itu, pelaksanaan pekerjaan kantor harus dilakukan berdasarkan dokumen peraturan - instruksi yang dikembangkan secara khusus, diverifikasi oleh layanan hukum dan disetujui oleh kepala perusahaan. Instruksi ini tidak hanya manual, tetapi juga dokumen yang wajib untuk dieksekusi, sehingga semua orang yang berkepentingan harus membiasakannya dengan tanda tangan.
Bentuk-bentuk dokumen, yang dengannya perusahaan melakukan kegiatannya, harus distandarisasi. Komposisi detail yang harus ditunjukkan pada formulir ditentukan sesuai dengan GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen . Standar yang sama juga menetapkan persyaratan untuk desain dokumentasi bisnis dan administrasi.
