Tidak ada formulir yang diterima secara umum untuk dokumen semacam itu, tetapi diinginkan untuk mematuhi persyaratan umum yang timbul dari logika komunikasi bisnis. Jadi, dari baris pertama pesan apa pun harus jelas kepada siapa itu ditujukan, dari siapa, tentang masalah apa dan bagaimana menghubungi penulis. Semua ini akan menyederhanakan pemrosesan dokumen dan transfer kepemilikan. Ini berarti bahwa itu akan meningkatkan kemungkinan jawaban positif.
Diperlukan
- - komputer;
- - editor teks;
- - pencetak atau email.
instruksi
Langkah 1
Baris pertama surat harus mencantumkan setidaknya nama organisasi. Idealnya, ini harus orang tertentu dengan nama dan gelar, tetapi, pada prinsipnya, tidak perlu. Di organisasi mana pun, mereka akan mengetahui kompetensi siapa masalah yang Anda lamar, dan akan meneruskannya kepada siapa yang seharusnya.
Bahkan jika Anda sedang menyampaikan pesan kepada orang pertama, bukanlah fakta bahwa seseorang akan membacanya dengan sendirinya. Kemungkinan besar, dia akan menandatangani untuk bawahan.
Langkah 2
Tunjukkan siapa Anda. Jika Anda melamar atas nama organisasi, yang terbaik adalah menggunakan kop surat, dan menunjukkan posisi dan nama lengkap Anda di tanda tangan Anda. Dalam kasus ketika Anda bertindak sebagai orang pribadi, nama keluarga, nama dan patronimik lengkap dan alamatnya sudah cukup. Untuk kontak yang lebih mendesak, Anda dapat menentukan nomor telepon, alamat email, dan metode komunikasi lainnya.
Langkah 3
Dalam judul bagian substantif surat Anda, sebutkan jenisnya: permintaan informasi (jika Anda meminta jawaban atas pertanyaan tertentu), pengaduan, klaim, atau surat pengaduan (berlaku jika merupakan pelanggaran terhadap hak Anda oleh perwakilan organisasi, khususnya, konsumen), penawaran (termasuk penawaran komersial). Opsi "banding" juga dimungkinkan.
Pada baris di bawah ini, disarankan untuk menunjukkan subjek surat, merumuskan esensinya secara singkat: apa yang ingin Anda tanyakan, tindakan siapa, karyawan unit organisasi mana yang Anda anggap ilegal, dll.
Saat mengirim surat melalui email, jangan abaikan bidang "Subjek" untuk tujuan ini juga. Lagi pula, itu tergantung pada isinya apakah surat itu dibaca atau dibunuh.
Langkah 4
Beri tahu penerima apa yang sebenarnya mendorong Anda untuk menghubunginya. Jika ini adalah insiden, nyatakan semua keadaannya: tindakan apa yang diambil terhadap Anda yang Anda anggap melanggar hukum, ketentuan hukum apa yang menurut Anda bertentangan.
Jika Anda menawarkan sesuatu, merumuskan esensi proposal, fokus pada manfaat yang dapat diperoleh penerima dari menerimanya, kekuatan Anda yang penting untuk itu.
Jika Anda meminta klarifikasi dari organisasi negara, cukup merujuk pada Konstitusi dan undang-undang "Tentang Prosedur untuk Mempertimbangkan Banding dari Warga Federasi Rusia."
Secara umum, bertindak sesuai dengan keadaan.
Langkah 5
Nyatakan esensi dari apa yang Anda minta (bagaimanapun juga, ini adalah tujuan dari pesan Anda ditulis): langkah-langkah yang Anda harapkan dan yakini cukup untuk mewujudkan hak Anda, buat daftar pertanyaan yang ingin Anda terima jawabannya untuk, dll.
Jika surat itu terkait dengan situasi konflik dan ditujukan kepada pelaku organisasi, tidak akan berlebihan untuk menyebutkan langkah-langkah jika menerima penolakan tanpa motivasi atau mengabaikan surat itu. Misalnya, mengajukan gugatan dan menuntut ganti rugi atas kerusakan moral.
Langkah 6
Berlangganan di akhir. Jika Anda melamar sebagai orang pribadi, tanda tangan (dalam bentuk kertas) dan tanggal sudah cukup. Jika, sebagai perwakilan organisasi, diperlukan indikasi posisi dan nama keluarga dengan inisial.
