Rapat tim dapat menjadi cara yang efektif untuk menganalisis berbagai situasi kerja, termasuk situasi konflik. Ini secara terbuka membahas isu-isu kontroversial dan membuat keputusan yang mengikat setiap karyawan. Rapat kolektif harus didahului dengan banyak pekerjaan persiapan.
instruksi
Langkah 1
Merumuskan topik utama pertemuan. Sebagai aturan, pertemuan kolektif diadakan pada satu masalah topikal. Ini bisa berupa, misalnya, analisis pekerjaan organisasi untuk tahun ini atau transisi ke pengurangan jam kerja.
Langkah 2
Pikirkan agenda Anda. Poin-poinnya akan menjadi isu-isu spesifik yang perlu didiskusikan. Harus ada setidaknya dua dan tidak lebih dari lima. Urutkan pertanyaan dalam urutan penurunan kepentingan. Jika topik rapat agak luas, masukkan “Lain-lain” sebagai agenda terakhir. Di sini Anda bisa sedikit menyimpang dari topik utama dan mendiskusikan masalah kecil yang menjadi perhatian tim saat ini.
Langkah 3
Siapkan speaker. Seorang karyawan yang kompeten, yang pendapatnya dianggap berwibawa dalam tim, harus berbicara pada setiap item dalam agenda rapat. Peringatkan dia tentang laporan yang akan datang 1-2 minggu sebelumnya sehingga orang tersebut dapat dengan tenang memikirkan pesannya. 2-3 hari sebelum pertemuan, bicarakan dengan masing-masing pembicara, pastikan teks pidatonya sudah siap dan sesuai dengan topik yang disebutkan.
Langkah 4
Siapkan ruang pertemuan. Ada baiknya jika organisasi Anda memiliki aula pertemuan atau ruang pertemuan lainnya. Jika tidak, gunakan ruangan seluas mungkin. Pada hari pertemuan, perlu ada kursi yang cukup terpasang dan proyektor, komputer, dan mikrofon yang terhubung dan dipasang, jika ada. Anda juga dapat mengatur terlebih dahulu untuk setiap folder khusus peserta rapat dengan dokumen yang akan dibahas.
Langkah 5
Beri tahu semua karyawan tentang tanggal, waktu, dan lokasi rapat. Gunakan salah satu metode tradisional: memposting informasi di papan buletin, mengirim email, menelepon kepala divisi struktural, berbicara secara pribadi dengan setiap karyawan. Pilihan Anda akan tergantung pada tradisi perusahaan dan jumlah karyawan.
Langkah 6
Daftarkan peserta sebelum memulai rapat. Anda nanti akan melampirkan daftar ini ke protokol. Pastikan untuk memulai rapat pada waktu yang dijadwalkan dan diumumkan untuk karyawan. Jangan menunggu datang terlambat, tunjukkan pentingnya dan keseriusan acara.
Langkah 7
Mengumumkan topik utama pertemuan dan isu-isu yang akan dibahas di sana. Minta tim untuk memilih ketua dan sekretaris rapat. Sebagai aturan, ketua organisasi atau wakilnya dipilih sebagai ketua, dan juru tulis atau manajer kantor sebagai sekretaris. Ketua akan memimpin rapat, menjaga ketertiban dan mengikuti aturan. Tugas sekretaris termasuk menjaga protokol rinci: merekam pidato pembicara, pertanyaan kepada mereka, diskusi dan proposal.
Langkah 8
Tetap berpegang pada garis waktu berbicara yang telah ditetapkan, jika tidak, rapat Anda berisiko berlarut-larut hingga tengah malam dan tidak pernah membuat keputusan apa pun. Biasanya, pembicara utama memiliki waktu 15-20 menit, tetapi tidak lebih dari 30. Pembicara bersama tentang masalah sekunder harus berada dalam waktu 10-15 menit. Pidato peserta dari audiens dibatasi 2-3 menit. Anda dapat menjawab pertanyaan tidak lebih dari 5 menit. Jika waktunya terlampaui, ingatkan dengan tegas aturannya.
Langkah 9
Setelah agenda rapat ditetapkan dan semua orang telah berpidato, rangkum rapat secara singkat. Jika keputusan penting telah dibuat, drafnya harus dibacakan kepada semua orang yang hadir.
Langkah 10
Dalam waktu dua hari setelah rapat, Anda harus menyiapkan versi final dari risalah dan keputusan yang diambil. Risalah tersebut harus disepakati dan ditandatangani oleh ketua rapat. Membawa keputusan dan tenggat waktu pelaksanaannya menjadi perhatian semua karyawan yang harus melaksanakannya.
