Pertemuan bisnis, rapat, konferensi harus dipersiapkan dengan hati-hati dan diadakan sesuai rencana dengan kesepakatan awal pada tanggal, tempat dan waktu. Jika rapat dibatalkan atau ditunda, semua mitra harus diberitahu terlebih dahulu dengan mengirimkan pesan tertulis atau lisan.
Diperlukan
pemberitahuan tertulis atau lisan
instruksi
Langkah 1
Pada pertemuan tersebut, masalah perusahaan saat ini dibahas atau direncanakan atau masalah darurat dengan mitra diselesaikan. Rencanakan pertemuan apa pun sebelumnya. Jika Anda telah membuat janji dengan spesialis terkemuka atau kepala divisi struktural dan Anda berencana untuk mengadakan pertemuan di dalam perusahaan, beri tahu sekretaris atau juru tulis tentang pembatalan atau penundaan pertemuan tersebut. Semua karyawan yang bertanggung jawab akan diberitahu melalui interkom. Tidak perlu menjelaskan alasannya dan meminta maaf.
Langkah 2
Jika Anda telah setuju untuk mengadakan acara dengan mitra dan memberi tahu mereka sebelumnya, Anda harus menginformasikan terlebih dahulu tentang pembatalan pertemuan dalam bentuk lisan atau tertulis yang sederhana.
Langkah 3
Anda wajib memberi tahu rekanan alasan pembatalan pertemuan yang dijadwalkan, menginformasikan tanggal, tempat dan waktu pertemuan yang baru dan meminta maaf dengan tulus.
Langkah 4
Mitra bisnis dari kota atau wilayah lain harus menerima pemberitahuan tentang penundaan atau pembatalan pertemuan sebelum mereka memiliki waktu untuk terbang atau berangkat ke pertemuan.
Langkah 5
Jika mitra Anda tidak dapat menghadiri pertemuan terjadwal, mereka harus memberi tahu Anda dalam bentuk lisan atau tertulis yang sederhana, sebutkan tanggal pertemuan mereka yang nyaman, tawarkan permintaan maaf yang tulus, dan berikan alasan untuk membatalkan pertemuan.
Langkah 6
Persiapkan dengan baik untuk pertemuan baru Anda. Batalkan semua perjalanan bisnis, janji temu, jadwalkan waktu agar kejadian tersebut tidak terulang kembali. Jika Anda secara sistematis menunda acara penting, tidak memenuhi persyaratan perjanjian, mitra dapat menganggap Anda orang yang sama sekali tidak bertanggung jawab dan berhak memikirkan kelayakan kerjasama bisnis lebih lanjut dengan perusahaan Anda.
Langkah 7
Perlakukan setiap pertemuan, pertemuan atau pertemuan dengan tanggung jawab penuh. Menolak untuk mengadakan rapat tepat waktu hanya jika benar-benar diperlukan.
