Dwight David Eisenhower adalah Presiden Amerika Serikat ke-34. Dia memiliki banyak hal yang harus dilakukan, jadi dia memutuskan untuk membuat sistem perencanaannya sendiri sehingga dia selalu bisa mengikuti segalanya.
Eisenhower menyarankan menggunakan matriks prioritas untuk merencanakan kasus. Hal ini didasarkan pada prioritas sesuai dengan kriteria kepentingan dan urgensi tugas. Kasus dibagi menjadi empat kategori:
… Ini adalah hal-hal yang akan terlambat besok. Hal-hal ini harus ditangani tanpa gagal dan pertama-tama. Eisenhower menyiratkan bahwa kolom ini harus selalu kosong karena jika Anda memiliki tugas yang mendesak, Anda segera menilai pentingnya dan urgensinya dan mulai melaksanakannya. Berbagai keadaan tak terduga, force majeure, kunjungan ke dokter, panggilan darurat bisa dimasukkan di kolom ini. Anda perlu mencoba melakukan hal-hal seperti itu segera, bawa mereka ke dalam kategori ini secara mental.
… Sebagai aturan, kegiatan inilah yang paling mempengaruhi produktivitas kegiatan. Merekalah yang begitu sering menunda untuk nanti, itulah sebabnya mereka mencurahkan pekerjaan ekor dan terburu-buru dan mereka dapat dengan aman dipindahkan ke kategori A. Ini adalah kasus yang harus segera diselesaikan jika tidak ada kasus di kolom 1.
Ini adalah hal-hal yang tampaknya mustahil untuk ditolak, tetapi mereka menghabiskan sebagian besar waktu kita, sementara tidak menggerakkan kita menuju tujuan dan tidak membawa manfaat apa pun bagi kita. Kasus-kasus di kolom ini perlu ditinjau dengan cermat. Apakah itu sepadan dengan waktu Anda, apakah Anda perlu memenuhinya? Eisenhower menyarankan Anda untuk mencari orang yang dapat menyelesaikan tugas-tugas ini untuk Anda dengan kesuksesan yang sama atau lebih baik.
… Ini adalah hal-hal yang paling tidak produktif untuk dilakukan. Duduk di jejaring sosial, membolak-balik majalah, menonton TV - dibutuhkan banyak waktu, membawa manfaat minimal. Jika hal-hal seperti itu telah menjadi kebiasaan, Anda perlu secara bertahap menyingkirkannya, mengurangi waktu yang diberikan untuknya.
Anda akan dapat mendistribusikan urusan Anda dengan baik dengan mengajukan pertanyaan: Apakah tugas ini penting? Apa yang terjadi jika Anda melakukannya besok? Apa yang terjadi jika Anda tidak melakukannya sama sekali? Dengan cara ini, Anda dapat memprioritaskan melakukan hal-hal yang benar-benar Anda butuhkan terlebih dahulu dan tidak membuang waktu.
