Apa pun jenis aktivitas yang dilakukan organisasi, dalam perjalanan hidupnya, ia menciptakan sejumlah besar dokumentasi yang harus dilestarikan. Semakin besar perusahaan dan semakin luas ruang lingkup kegiatannya, semakin besar volume dokumen yang terakumulasi. Secara alami, cepat atau lambat pertanyaan tentang pemilahan dan penghancuran dokumentasi yang tidak relevan muncul. Tinggal menentukan apa yang bisa dihancurkan dan apa yang masih perlu dipertahankan.
instruksi
Langkah 1
Untuk mensistematisasikan dokumentasi, untuk setiap dokumen yang diterima untuk penyimpanan, perlu untuk menentukan periode penyimpanan, setelah itu dokumen dapat dimusnahkan tanpa risiko bagi organisasi.
Gunakan daftar dokumen yang disetujui yang periode penyimpanannya ditetapkan oleh Rosarchiv. Dokumen utama yang harus dipandu ketika mensistematisasikan dokumentasi semacam ini adalah "Daftar dokumen manajemen tipikal yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan waktu penyimpanan" (disetujui oleh Rosarchiv pada 2000-06-10)
Langkah 2
Pelajari juga daftar periksa departemen yang perlu Anda gunakan jika organisasi Anda berada di bawah kualifikasi departemen (misalnya, ada daftar periksa untuk departemen militer, departemen perbankan, dll.). Untuk jenis organisasi yang paling umum, daftar dokumentasi juga telah dibuat (misalnya, untuk perusahaan saham gabungan).
Langkah 3
Sejumlah dokumen dapat disimpan sesuai dengan spesifikasinya, misalnya, dokumentasi pajak harus disimpan untuk jangka waktu minimal 4 tahun, dan laporan keuangan - setidaknya 5 tahun.
Langkah 4
Penggunaan daftar adalah cara paling mudah untuk mengatur dokumen, karena ada periode penyimpanan yang jelas untuk setiap jenis dokumentasi. Namun, tidak semua dokumen dapat dikategorikan ke dalam daftar. Untuk beberapa dokumen, periode penyimpanan harus ditetapkan oleh organisasi itu sendiri.
Untuk tujuan ini, organisasi, dengan perintah yang sesuai, membentuk komisi ahli, yang secara teratur memeriksa nilai dokumen, menentukan periode penyimpanan dan menghancurkan dokumen yang periode penyimpanannya telah berakhir atau tidak diperlukan. Penting bahwa komisi mencakup orang-orang yang mampu menghitung relevansi dokumen dan kemungkinan risiko dari kehilangannya.
