Nomenklatur adalah daftar semua kasus yang membentuk arsip dan baru dibuka di organisasi tertentu, dibawa ke dalam sistem. Itu harus menunjukkan indeks kasing, nama, ketentuan penyimpanan yang ditetapkan.
Varietas nomenklatur
Dalam pekerjaan kantor, ada tiga jenis nomenklatur utama: standar, perkiraan, dan individu. Standar ini ditetapkan oleh hukum federal dan berfungsi sebagai model untuk menyusun nomenklatur dalam organisasi dari jenis yang sama. Perkiraan nomenklatur tidak mencakup jumlah kasus yang dinormalisasi secara ketat. Ini berisi daftar kasus yang direkomendasikan untuk dibuka dengan indeksnya. Jenis nomenklatur di atas disusun dalam organisasi dan lembaga negara bagian dan kota. Karyawan organisasi swasta berdasarkan dokumen hukum, jenis pelaporan, rencana kerja, dll. daftar kasus individu sedang dikembangkan. Ini mencakup seluruh volume kasus perusahaan yang terbentuk.
Tata cara penyusunan nomenklatur
Setiap tahun, berdasarkan yang lama, nomenklatur kasus baru disusun. Selain itu, semua dokumen tunduk pada revisi. Komponen penting dari nomenklatur adalah umur simpan kasing. Atas dasar ini, kasus penyimpanan sementara, jangka panjang dan permanen dibedakan. Jangka waktu file penyimpanan sementara kurang dari sepuluh tahun, penyimpanan jangka panjang lebih dari sepuluh tahun. Sehubungan dengan dokumen dengan periode penyimpanan yang kedaluwarsa, inventaris dibuat, yang menunjukkan nomor seri dokumen, nama, tahun pembuatan, jumlah lembar dan informasi lain dalam kasus yang diberikan secara tegas. Setelah inventaris dibuat, dokumen-dokumen ini dapat dimusnahkan.
Secara struktural, nomenklatur diwakili oleh bagian, subbagian. Namun, pembagian ini khas untuk organisasi dan lembaga pemerintah. Dalam organisasi swasta, divisi ini bersyarat dan lebih menonjolkan bidang utama kegiatan mereka, daripada mencerminkan hubungan kekuasaan dan subordinasi.
Tabel nomenklatur terdiri dari lima kolom: yang pertama berisi indeks kasing, yang kedua - nama kasing, yang ketiga - jumlah halaman (ditunjukkan pada akhir tahun berjalan), yang keempat - periode penyimpanan ditetapkan oleh tindakan hukum pengaturan, catatan kelima tentang pembukaan kasus, dimasukkan dalam inventaris untuk tujuan pemusnahan, dll.
Kasus penyimpanan jangka panjang dan permanen yang termasuk dalam nomenklatur tidak boleh lebih dari dua ratus lima puluh halaman. Jika jumlah desa melebihi norma, disarankan untuk membagi kasus menjadi dua atau lebih.
Nomenklatur kasus yang disusun harus disetujui oleh departemen arsip dan ditandatangani oleh kepala organisasi.
