Catatan penjelasan adalah dokumen yang dibuat oleh seorang karyawan untuk ditransfer ke pejabat, yang dirancang untuk menjelaskan alasan ketidakpatuhan terhadap persyaratan, ketidakpatuhan terhadap tenggat waktu, atau pelanggaran lainnya. Dokumen tersebut dapat dibuat dalam bentuk tertulis sederhana, karena pelaksanaannya tidak diatur oleh undang-undang Federasi Rusia. Catatan yang ditulis dengan benar akan membantu karyawan menjelaskan situasinya kepada manajemen, menunjukkan fakta spesifik, dan membantu menghindari tindakan disipliner dengan menyebutkan alasan sebenarnya dari insiden tersebut.
instruksi
Langkah 1
Isi bagian pengantar dokumen yang menunjukkan perincian penerima (nama organisasi, nama belakang, nama depan, patronimik, dan posisi manajer yang dituju oleh surat penjelasan), letakkan di sudut kanan atas halaman lembar A4.
Tulis judul "Catatan Penjelasan", sebutkan tanggal persiapan dan nomor masuk yang ditetapkan sesuai aturan pendaftaran untuk alur dokumen internal. Di bawah judul, jelaskan isi catatan, katakan apa yang akan dibahas dalam catatan penjelasan yang disediakan. Ini akan menjadi fakta atau peristiwa yang menyebabkan dokumen ini dibuat.
Langkah 2
Di bagian utama dokumen, jelaskan alasan apa yang terjadi, jelaskan situasi saat ini dan tunjukkan alasan sebenarnya yang menyebabkan pelanggaran ini. Di sini, nyatakan kesimpulan yang tampaknya menjadi dasar yang cukup untuk menjelaskan apa yang terjadi. Dan kemudian nyatakan permintaan untuk membebaskan Anda dari tanggung jawab, karena alasan di atas, atau untuk melibatkan karyawan lain yang telah melakukan pelanggaran.
Langkah 3
Pada bagian akhir, buat daftar semua dokumen yang Anda anggap perlu untuk disajikan sebagai bukti, dan lampirkan pada catatan penjelasan sebagai dokumen yang menyertainya. Sekarang masukkan tanggal catatan dan tanda tangan pribadi penyusun dengan transkrip (nama dan gelar).
