Merupakan kebiasaan untuk menyebut konferensi sebagai pertemuan panjang di mana perwakilan dari beberapa organisasi berpartisipasi. Konferensi dapat bersifat departemental, sektoral, regional, interregional, internasional. Mereka membahas berbagai masalah, tetapi secara tematis terkait. Dalam beberapa kasus, keputusan konferensilah yang menentukan strategi pengembangan organisasi. Setiap orang berpendidikan dapat mengadakan acara seperti itu, tetapi beberapa pertimbangan harus diperhitungkan.
Diperlukan
- - Daftar Peserta;
- - ringkasan pidato;
- - bahan visual;
- - sarana teknis.
instruksi
Langkah 1
Buat daftar peserta. Biasanya, pembicara diberitahu tentang konferensi yang akan datang sebelumnya, mereka harus mengkonfirmasi persetujuan mereka dan menginformasikan topik laporan. Kadang-kadang kondisi memerlukan penyediaan teks laporan atau, setidaknya, ringkasan. Lihat bahan-bahannya.
Langkah 2
Tentukan aturannya. Itu tergantung pada berapa lama konferensi akan berlangsung, pada jumlah pembicara, serta pada bentuk pekerjaan. Apakah hanya sesi pleno yang dipertimbangkan atau akankah sebagian pekerjaan diadakan dalam bagian-bagian? Pada opsi kedua, lebih banyak waktu dapat dialokasikan untuk laporan.
Langkah 3
Pastikan untuk menyisihkan waktu untuk presentasi bersama dan menjawab pertanyaan. Tentukan bentuk pertanyaannya. Peserta dapat menanyakannya secara lisan, segera setelah presentasi. Maka Anda harus mengurus mikrofon tambahan. Pertanyaan juga dapat diajukan secara tertulis, maka Anda perlu memikirkan tempat di mana pendengar akan meletakkan catatan. Anda dapat mempersiapkan beberapa pertanyaan terlebih dahulu.
Langkah 4
Buatlah agenda. Urutan pidato bisa berbeda, tergantung pada topiknya, tetapi bagaimanapun juga, lebih baik membahas masalah umum di awal konferensi, dan kemudian beralih ke hal-hal khusus. Setelah setiap satu setengah hingga dua jam kerja, berikan istirahat sejenak (ada baiknya untuk mengatur rehat kopi), dan di tengah - istirahat panjang, di mana peserta dapat bersantai dan makan siang. Jika konferensi singkat (misalnya, pemilihan ulang), istirahat panjang tidak diperlukan.
Langkah 5
Periksa kondisi sarana teknis. Periksa komputer dan pemutar video Anda. Tanyakan kepada penyaji peralatan apa yang mereka butuhkan dan program apa yang harus ada di sana. Mintalah presenter untuk memberikan visual sebelum konferensi. Sangat baik jika orang yang bekerja dengan komputer memiliki daftar kapan harus memberikan presentasi. Sebelum konferensi, periksa apakah semua pembicara sudah datang, apakah ada perubahan materi pelajaran.
Langkah 6
Pikirkan tentang sambutan pembukaan Anda. Anda perlu mengucapkan beberapa kata selamat datang kepada para peserta, menjelaskan acara apa yang dikhususkan untuk konferensi, prosedur, aturan. Sebelum memulai konferensi pelaporan dan pemilihan, berikan ruang kepada ketua komisi penghitungan, yang harus mengatakan berapa banyak delegasi yang seharusnya dan berapa banyak yang hadir. Jika ada beberapa yang hilang, sarankan untuk memulai acara. Kadang-kadang tepat pada saat ini untuk menyanyikan lagu kebangsaan atau organisasi internasional. Tawarkan untuk memilih ketua, sekretaris, penghitungan dan komisi editorial. Dalam banyak kasus, daftar dapat disiapkan terlebih dahulu. Selanjutnya acara dapat dipimpin oleh ketua yang mengumumkan rancangan agenda (sebaiknya diketik dan dicetak sebelum dimulai). Pertama, draft diadopsi, kemudian dilakukan perubahan dan penambahan, setelah itu agenda disetujui secara keseluruhan.
Langkah 7
Selama konferensi, presenter, terlepas dari apakah dia ketua atau bukan, harus selalu berada di dalam ruangan. Dialah yang memutuskan masalah organisasi saat mereka muncul. Jika Anda masih harus pergi, percayakan tanggung jawab Anda kepada seseorang dari orang yang berpikiran sama.
Langkah 8
Konferensi biasanya berakhir dengan adopsi beberapa jenis keputusan. Ketua membacakan teks draf, audiens membuat perubahan dan penambahan, komite redaksi memperkenalkannya, setelah itu keputusan disetujui.
