Konferensi di organisasi mana pun adalah acara yang sangat penting. Ini membutuhkan persiapan yang matang dan implementasi yang sempurna. Nuansa apa pun dapat merusak kesan perusahaan Anda. Ada prinsip-prinsip dasar yang harus dipertimbangkan untuk menyelenggarakan konferensi yang sukses.
Diperlukan
Kertas, internet, uang
instruksi
Langkah 1
Tetapkan tujuan yang jelas untuk diri sendiri. Mengapa Anda membutuhkan konferensi ini? Apa, pada akhirnya, yang ingin Anda dapatkan? Konferensi ini dapat ditujukan untuk menyediakan kontak bisnis yang andal bagi perusahaan, untuk meningkatkan citranya, untuk menemukan investor, dll. Tergantung pada ini, arah tertentu dipilih, yang harus dipatuhi selama proses persiapan dan penyelenggaraan acara. Ingatlah bahwa tujuan harus dapat dicapai, terukur, dan dengan karakteristik waktu nyata.
Langkah 2
Beri nama acara tersebut. Jika ini bukan pertama kalinya, jangan lupa untuk menunjukkan penomorannya. Nama harus cerah, menarik, menarik. Audiens target Anda harus tertarik dengan konferensi tersebut.
Langkah 3
Tentukan target audiens yang jelas. Bahkan konferensi yang dipersiapkan dan diorganisir dengan sempurna mungkin tidak akan berpengaruh jika Anda mengundang orang yang salah ke sana. Tanyakan pada diri sendiri siapa yang harus berbicara, pendapat siapa yang harus didengar, bagaimana acara ini bisa menarik bagi tamu. Cobalah untuk menentukan di mana dan bagaimana cara terbaik untuk berkomunikasi dengan audiens target potensial Anda, yang memengaruhi orang yang tepat untuk membuat keputusan tentang berpartisipasi dalam acara yang Anda selenggarakan.
Langkah 4
Tentukan waktu dan tempat konferensi. Sebagian besar konferensi berlangsung pada hari kerja (kecuali Jumat) kecuali jika ada acara panjang yang direncanakan. Tempat sangat menentukan keseluruhan opini tentang acara secara keseluruhan. Sikap para tamu terhadap konferensi terbentuk bahkan ketika mereka hanya mencari ruang konferensi atau hotel. Oleh karena itu, jelaskan rute sedetail mungkin, letakkan tanda jika memungkinkan.
Langkah 5
Mengumumkan konferensi. Pilih media yang paling sering dibicarakan audiens target Anda. Tempatkan iklan atau artikel tentang acara mendatang di dalamnya. Kirim undangan ke semua tamu yang Anda minati. Apakah itu buletin atau buletin warna-warni, terserah Anda. Dalam undangan, sebutkan tempat, waktu, nama dan arah konferensi.
Langkah 6
Kumpulkan komite yang akan mempertimbangkan semua tanggapan terhadap proposal Anda dan pilih proposal yang paling menarik dan relevan. Setelah itu, dimungkinkan untuk mulai membentuk program acara.
Langkah 7
Bagikan tanggung jawab dalam tim. Seseorang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan tamu, seseorang memutuskan semua masalah dengan media, seseorang memimpin acara, dll. Berikan materi pembicara tambahan untuk semua peserta konferensi. Pastikan untuk memeriksa semua peralatan sebelum acara.
Langkah 8
Jika Anda kehabisan waktu, tetapkan batas waktu untuk setiap presentasi dan jumlah pertanyaan. Minta hadirin untuk mengajukan pertanyaan tambahan kepada pembicara setelah acara.
