Ekstrak dari protokol adalah atribut yang sangat diperlukan dari alur kerja organisasi mana pun. Memiliki kekuatan hukum yang mirip dengan dokumen asli, ekstrak harus berisi semua rincian yang diperlukan. Dalam mempersiapkan dokumen yang relevan, perhatian harus diberikan pada detail.
Sebagai aturan, persyaratan untuk pelaksanaan ekstrak dari risalah ditetapkan di setiap perusahaan sesuai dengan aturan internal omset bisnis. Namun, ada norma yang diterima secara umum tentang bagaimana dokumen ini harus dibuat.
Kutipan dari notulen adalah salinan persis dari teks dokumen asli tentang masalah tertentu. Dengan demikian, kutipan dari risalah rapat harus mencantumkan nama badan pengatur, yang rapatnya direkam. Sebagai aturan, informasi ini ditunjukkan dalam judul dokumen. Di sini jenis dokumen "Protokol" diubah menjadi "Ekstrak dari Protokol". Dalam beberapa kasus, tulisan "Pernyataan" diberikan di sudut kanan atas dokumen.
Selain itu, untuk mempertahankan kekuatan hukum aslinya, ekstrak dari protokol harus berisi informasi:
- tanggal, tempat dan waktu rapat;
- informasi tentang adanya kuorum pengambilan keputusan;
- informasi tentang orang yang menjalankan fungsi pejabat ketua;
- informasi tentang orang yang menjalankan fungsi sekretaris.
Agenda pertemuan direduksi menjadi isu khusus yang sedang dipersiapkan ekstraknya. Demikian juga, semua fragmen yang terkait dengan pembahasan masalah pihak ketiga dikeluarkan dari dokumen.
Pertimbangan masalah dalam mata acara yang sedang disiapkan ekstraknya, diberikan tepat dengan nomor urut, susunan kata, jalannya pembahasan dan keputusan yang diambil.
Pada akhirnya, ekstrak ditandatangani oleh ketua dan disertifikasi oleh meterai. Ini diikuti dengan persyaratan yang mengkonfirmasi keasliannya "Pernyataan itu benar" ("Benar") dan tanda tangan sekretaris dengan dekripsi diletakkan.
Ekstrak asli dari berita acara diberi nomor, dijahit dan disertifikasi dengan meterai dan tanda tangan dari orang yang berwenang.
