Meskipun banyak saluran komunikasi, email tetap yang paling dapat diandalkan untuk kontak bisnis. Kerugiannya yang jelas sebelum kontak verbal adalah bahwa penerima dapat dengan mudah mengabaikan surat itu. Agar tidak menulis ke dalam kekosongan, penting untuk mengetahui aturan korespondensi email bisnis.
Temanya adalah kepala
Efektivitas korespondensi bisnis elektronik sangat tergantung pada topik yang tepat. Setelah menggulir daftar pesan terkirim, penerima mungkin akan meninggalkan surat tanpa subjek di akhir hari kerja, memberikan preferensi untuk judul yang lebih penting.
Subjek dalam format "dari Alexander", "untuk Vitaly" dan tajuk abstrak lainnya hanya sesuai jika penerima sedang menunggu surat dan dalam percakapan baru-baru ini telah diberitahu tentang pengiriman informasi penting yang akan segera terjadi. Untuk semua kasus lain, topik seperti itu sangat disayangkan. Mereka tidak mencerminkan alasan banding, esensi surat dan pentingnya.
Kalimat yang terdefinisi dengan baik terdiri dari 2-4 kata dianggap sebagai topik yang baik. Misalnya: "Draf laporan untuk persetujuan", "Penawaran komersial dari LLC" Bisnis-Perdagangan "," Pada pasokan batu tulis "," Slate. Usulan untuk dipertimbangkan".
Terlepas dari tujuan banding, penulis surat harus berhati-hati dalam menarik perhatian. Jadi, catat "Mendesak!", "Direktur secara pribadi", "Penting!" harus ditunjukkan di baris subjek hanya dalam kasus di mana pesan benar-benar memiliki tingkat signifikansi yang ekstrim, dan tidak hanya untuk pengirim, tetapi juga untuk penerima. Jika setiap surat dari kontak yang sama disertai dengan tanda-tanda perhatian yang tidak dapat dibenarkan, penerima akan berhenti menanggapinya, dan dalam kasus yang ekstrem, akan mengirimnya ke daftar hitam atau mengalihkan ke bawahan.
Menarik
Email harus dimulai dengan pesan. Sangat penting untuk menggunakan nama lengkap penerima dan menulisnya tanpa kesalahan. Penerima perhatian yang memperhatikan kesalahan ejaan dalam namanya pasti akan kehilangan kepercayaan pada penulis banding dan minat untuk melanjutkan dialog.
Untuk mencegah hal ini terjadi, bahkan dengan pengiriman massal, Anda tidak boleh mengabaikan untuk mengoreksi teks surat pengantar sebelum mengirimnya. Kesalahan paling sering dapat disembunyikan jika akhiran kasus saat menangani, menulis nama keluarga yang kompleks. Terlepas dari status penerima, lebih tepat untuk melamar dengan nama dan patronimik, jika tidak diketahui, maka diizinkan untuk menggunakan konstruksi netral tradisional: "Selamat siang", "Halo". Jika penulis dan penerima surat tinggal di zona waktu yang berbeda, banding berikut diperbolehkan: "Good day", "Good hour".
Hargai waktumu dan orang lain
Email harus singkat, jelas, dan tanpa detail yang mengganggu atau tidak perlu. Kualitas ini sangat penting dalam kasus di mana korespondensi elektronik berfungsi sebagai awal dari kerjasama bisnis, dan bukan kelanjutannya.
Dalam alinea pertama banding, penulis harus memperkenalkan diri jika korespondensi sebelumnya tidak dilakukan atau terputus untuk waktu yang lama. Desain optimal untuk ini adalah ungkapan tradisional: “Anda khawatir tentang Vasily Kuznetsov, seorang karyawan Business Trade. Saya ingin melanjutkan percakapan kami tentang pertimbangan proposal untuk penyediaan saluran”.
Selanjutnya, penawaran itu sendiri harus disajikan sesingkat mungkin dan, sebagai sumber informasi yang diperluas, penawaran komersial harus dilampirkan pada surat tersebut.
Semua pemikiran lengkap dalam sebuah kalimat harus secara logis dibagi menjadi paragraf, daftar harus dimasukkan, penyorotan tebal dan garis bawah harus digunakan dengan tepat, yang meningkatkan persepsi pembaca tentang informasi dan mengurangi waktu untuk tenggelam dalam topik. Biasanya, email jarang berisi lebih dari 3-5 paragraf.
Konstruksi akhir
Masuk akal untuk mengakhiri email dengan ucapan selamat tinggal bisnis dengan gaya: "Dengan harapan terbaik, …", "Hormat Anda, …", dll. Tetapi dengan kata-kata perpisahan seperti "Selalu milikmu, …", Anda harus berhati-hati mungkin, karena nada informal dan konvergensi yang berlebihan dapat menjadi ambigu bagi penerima.
Tanda tangan harus disertai dengan rincian kontak. Penting untuk menunjukkan nomor telepon, faks, situs web resmi organisasi yang diwakili, serta alamat email cadangan, karena penerima melihat alamat kontak dalam surat itu sendiri.
Pikiran yang muncul dalam proses penyusunan dokumen tidak boleh diformalkan dalam sebuah postscript. Seperti yang Anda ketahui, ekspresi ide-ide yang terlambat untuk menulis hanya sesuai dalam korespondensi pribadi. Dan pengetikan elektronik memungkinkan Anda untuk mengubah konten teks banding kapan saja. Gunakan dalam surat P. S. dapat dianggap negatif oleh penerima, yang, bukan tanpa alasan, mungkin berpikir bahwa penerima meluangkan waktu untuk secara harmonis memasukkan informasi tambahan dalam surat itu dan memutuskan untuk membatasi dirinya pada catatan tambahan singkat.
