Surat bisnis digunakan di perusahaan saat berkomunikasi dengan mitra, pemasok, karyawan, pelanggan. Dokumen ini berperan penting dalam menciptakan citra positif perusahaan. Oleh karena itu, perlu menyusun surat bisnis dengan benar, kompeten, jelas, serta sederhana dan mudah. Itu harus informatif dan mengejar tujuan yang perlu dicapai organisasi dari penerima. Untuk memahami apa itu surat bisnis, Anda perlu melihat lebih dekat strukturnya.
Di sudut kanan surat bisnis Anda, letakkan logo perusahaan Anda. Jika perusahaan tidak memilikinya, tulis nama organisasi, serta alamat resminya dan perincian wajib, yang, sebagai suatu peraturan, tercantum di atas stempel. Ini adalah NPWP, KPP, rekening giro, rekening koresponden, BIK dan informasi lain tentang rekening dan bank tempat dibukanya.
Setelah logo dan stempel perusahaan, masukkan data pribadi penerima jika surat bisnis dikirim ke orang tertentu. Ketika dokumen ditujukan kepada perusahaan, tuliskan namanya, alamat lokasi.
Di tengah lembar Anda harus menulis banding ke penerima. Jika surat itu ditujukan kepada orang tertentu, tulis, misalnya, seperti ini: "Petr Efremovich yang terhormat!" Saat surat dikirim ke perusahaan, opsi berikut dimungkinkan: "Mitra yang terhormat!" Harap dicatat bahwa saat menyapa penerima, kata-kata tidak dapat dipersingkat. Jika surat itu bersifat pribadi, Anda dapat menulisnya seperti ini: "Yuri Albertovich yang terhormat!"
Di badan surat bisnis, tulis dulu peristiwa yang memicu situasi tertentu. Selanjutnya, tunjukkan tujuan surat itu. Pertimbangkan bagian dokumen ini dengan cermat. Jelas, singkat, dalam bahasa yang mudah diakses, tulislah klaim, undangan, permintaan, penawaran, tanggapan, ucapan selamat, permintaan, atau tujuan lain yang mendorong Anda untuk menulis surat tersebut.
Kemudian rangkum surat bisnis, yaitu tulis hasil yang ingin Anda terima dari penerima. Jika Anda, misalnya, mengundang pasangan Anda ke presentasi barang, maka Anda harus menunjukkan yang berikut: "Kami harap Anda mengunjungi pameran, pilih produk yang tepat."
Dalam beberapa kasus, dokumen dilampirkan pada surat bisnis. Jika Anda mengundang, misalnya, pasangan Anda ke sebuah pameran, pastikan untuk memberikan undangan ke acara ini kepada penerima.
Lengkapi surat bisnis Anda dengan benar. Secara umum diterima bahwa Anda perlu menulis kata-kata: "Hormat kami …", dan kemudian menunjukkan data pribadi dan kontak orang yang atas namanya dokumen itu dibuat.
