Catatan analitis adalah jenis khusus dari dokumentasi layanan. Tujuan utamanya adalah untuk menarik perhatian manajer pada masalah tertentu. Ini berisi proposal untuk mengatasi situasi krisis, daftar arah utama dan tahapan kegiatan. Catatan kebijakan tidak boleh disamakan dengan laporan analitis. Yang pertama menguraikan prospek pengembangan acara, yang kedua menilai hasil dari tindakan yang diambil. Setiap organisasi memiliki persyaratan sendiri untuk persiapan dokumen internal. Namun, setiap catatan analitis berisi bagian-bagian seperti pendahuluan, bagian utama, kesimpulan, lampiran.
instruksi
Langkah 1
pengantar
Di bagian ringkasan kebijakan ini, Anda harus menunjukkan pentingnya masalah yang Anda hubungi manajer Anda. Nyatakan dengan jelas alasan kekhawatiran Anda, nilai kerusakan yang diterima oleh organisasi. Buat daftar sumber informasi dan metode analisis yang Anda gunakan. Tetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikan masalah.
Misalnya, Anda adalah kepala ruang iklan untuk sebuah majalah. Selama tiga bulan terakhir, volume iklan yang terjual secara bertahap menurun, meskipun karyawan Anda bekerja dengan rajin. Anda mengerti apa alasannya, tetapi Anda tidak dapat menyelesaikan situasi sendiri.
Dalam pengantar catatan analitis, tulis bahwa Anda menemukan penurunan penjualan, melakukan analisis situasi (memeriksa rencana dan laporan departemen, berbicara dengan setiap karyawan, mengadakan pertemuan internal), menyusun ide-ide spesifik, yang Anda serahkan kepada manajer untuk disetujui.
Langkah 2
Bagian utama
Di sini Anda perlu mempertimbangkan semua aspek masalah sedetail mungkin dan mengusulkan solusi untuk masing-masing aspek tersebut.
Sorot subbagian dalam teks dengan jumlah kalimat, beri judul singkat tapi jelas. Di masing-masing, pertama-tama nyatakan sisi negatifnya, lalu esensi aktual dari perubahan, serta perkiraan biaya material dan teknis dan pembagian tanggung jawab di antara karyawan.
Susunlah kalimat dalam urutan kepentingan yang menurun atau dalam urutan kronologis.
Berikan sedetail mungkin. Ini akan menunjukkan kepada Anda tingkat kepemilikan yang tinggi atas situasi dan penjabaran masalahnya. Daftar argumen dan perhitungan pendukung. Di sini Anda juga dapat merujuk pada pengalaman positif yang dikenal di area ini.
Untuk meningkatkan objektivitas catatan analitis, berikan data (informasi, informasi) yang diperoleh dari divisi struktural organisasi lainnya.
Dalam contoh di atas, bagian utama dari Policy Brief mungkin menyertakan proposal untuk topik baru berjudul, “Peralatan Rumah Tangga”. Untuk kategori ini, pengiklan untuk waktu yang lama akan ditemukan. Direncanakan untuk melibatkan jurnalis internal dalam pembuatan iklan dan teks informasi.
Sebuah proposal juga dapat dibuat untuk mengalokasikan mobil perusahaan kepada karyawan departemen untuk mengunjungi kantor klien yang jauh, yang akan mengurangi hilangnya waktu kerja dan biaya perjalanan. Tesis ini harus dikonfirmasi dengan perhitungan yang diperoleh di departemen akuntansi.
Langkah 3
Kesimpulan
Nyatakan temuan-temuan utama untuk setiap subbagian dari isi utama. Namun, cobalah untuk menghindari pengulangan langsung dari teks utama. Pada saat yang sama, pastikan bahwa kalimat yang tidak ditunjukkan di bagian utama tidak tiba-tiba muncul dalam teks kesimpulan.
Singkat tapi persuasif. Satu kesimpulan tidak dapat bertentangan dengan yang lain. Dan semuanya harus logis dan mengandung ramalan positif untuk waktu dekat.
Bagian terakhir dari contoh yang sudah dipertimbangkan akan berisi kesimpulan tentang dampak kategori baru pada peningkatan penjualan iklan. Angka perkiraan mungkin terlihat seperti ini: direncanakan untuk menarik 5 pengiklan untuk jangka waktu 6 bulan dengan anggaran 50 ribu rubel.
Langkah 4
Aplikasi
Materi tambahan yang dikumpulkan di bagian khusus akan meningkatkan keandalan pernyataan Anda, menggambarkan informasi yang diberikan. Anda dapat menempatkan tabel, grafik, diagram, dan materi visual lainnya dalam aplikasi.
