Transisi ke format dokumen baru akan dilakukan pada tahun 2021. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan akses langsung dan cepat ke informasi tentang aktivitas perburuhan tidak hanya untuk karyawan, tetapi juga untuk pemberi kerja potensial dan otoritas terkait.
Alasan transisi
Di sebagian besar negara Eropa, format kertas untuk mencatat populasi pekerja sudah lama tidak ada lagi. Mereka digantikan oleh database elektronik dan surat rekomendasi dari Dana Pensiun dan pemberi kerja.
Buku kerja adalah dokumen utama warga negara yang dipekerjakan secara resmi. Berisi informasi yang penting bagi pemberi kerja dan Dana Pensiun mengenai tempat kerja, tanggung jawab pekerjaan, adanya teguran atau insentif, alasan pindah ke organisasi lain. Berdasarkan ini, total masa kerja juga dihitung, yang secara langsung mempengaruhi pembentukan pensiun masa depan.
Kesulitan mungkin timbul dengan bentuk kertas dari buku kerja: kerusakan, kerusakan atau kerugian karena kesalahan majikan atau karyawan itu sendiri, ketidakmampuan untuk segera memberikan informasi yang tersedia kepada departemen personalia atau badan dan badan khusus; ada juga kasus penipuan yang lebih sering dengan pengenalan data yang tidak akurat atau diubah. Itu bisa memerlukan prosedur yang memakan waktu dan psikologis: pengumpulan dokumen, perjalanan, antrian.
Warga negara akan sangat rentan jika terjadi kehilangan informasi catatan kerja karena alasan berikut:
- Cuti hamil;
- Istirahat dalam pekerjaan, termasuk disabilitas;
- Pindah dari satu pemukiman (kota, wilayah, dll) ke yang lain;
- Likuidasi tempat kerja sebelumnya.
Buku kerja elektronik dirancang untuk menghilangkan semua masalah di atas, karena itu akan menjadi file terdaftar yang terletak di database akuntansi semua-Rusia. Akses ke database ini akan tersedia untuk instansi dan badan pemerintah. Ini akan diintegrasikan, misalnya, dengan Dana Pensiun, Departemen Perlindungan Sosial Penduduk, layanan ketenagakerjaan, layanan personel organisasi tempat warga bekerja saat ini.
Konsep dan keunggulan buku kerja elektronik
Tidak akan ada perbedaan antara buku kerja kertas dan buku elektronik, mereka benar-benar identik dalam hal informasi tentang karyawan. Daftar mereka akan tetap sebagai berikut:
- tempat kerja;
- masa kerja umum di setiap tempat kerja;
- posisi karyawan (profesi, spesialisasi);
- kualifikasi (tingkat, kelas, kelas, kategori);
- tanggal pendaftaran awal dan akhir hubungan kerja;
- langkah-langkah dorongan atau hukuman;
- pergerakan posisi, termasuk transfer dan redudansi;
- pekerjaan paruh waktu (atas permintaan karyawan).
Buku kerja elektronik akan disimpan di akun pribadi karyawan di situs web Dana Pensiun, serta di portal Layanan Negara. Informasi yang diperlukan akan diberikan dalam bentuk ekstrak. Ini dapat dikeluarkan oleh Dana Pensiun, Pusat Multifungsi Layanan Publik (MFC) atau pemberi kerja saat ini. Ekstrak diberikan tanpa mengacu pada tempat tinggal atau pekerjaan karyawan.
Saat melamar tempat kerja baru, warga negara dapat melakukan beberapa tindakan: menerima ekstrak dari otoritas di atas, mengirim data secara mandiri melalui Email, atau menyimpan dan menyediakannya di media digital. Untuk dua metode terakhir, Anda perlu menambahkan tanda tangan elektronik ke data.
Kelebihan buku kerja elektronik antara lain:
- Meminimalkan informasi yang salah, tidak akurat atau sengaja tidak akurat;
- Akses cepat ke informasi, serta penyediaan yang cepat jika perlu;
- Mengurangi biaya karyawan dan majikan untuk perolehan, pemeliharaan dan penyimpanan media kertas tentang kegiatan kerja;
- Kemungkinan pekerjaan jarak jauh;
- Pendaftaran jarak jauh untuk layanan publik, tunjangan, pensiun, dll.
- Keamanan dan keamanan data di tingkat negara bagian.
Keuntungan dari sistem akuntansi baru tidak dapat disangkal, tetapi inovasi ini juga memiliki kelemahan. Ini berlaku terutama untuk biaya pemerintah untuk pengembangan, implementasi, dukungan dan perlindungan database. Juga, pada awalnya, akan ada kebutuhan untuk mentransfer ke sistem sejumlah besar data tentang aktivitas kerja warga dari media kertas, yang dapat menyebabkan kesalahan sepele operator dan kegagalan dalam sistem. Kendala lainnya adalah minimnya akses internet di daerah, hal yang sama berlaku untuk desa dan desa terpencil.
Proses transisi
Direncanakan untuk beralih ke sistem ini pada awal tahun 2021. Ini akan bersifat sukarela bagi mereka yang sudah memiliki pengalaman saat ini. Pengusaha yang akan mendapatkan pekerjaan untuk pertama kalinya mulai Januari 2021, pengusaha hanya akan memulai versi elektronik.
Bagi karyawan yang ingin terus menyimpan buku kerja kertas, perlu mengajukan aplikasi dalam bentuk apa pun ke departemen SDM paling lambat akhir tahun 2020. Kemudian majikan akan menyimpan catatan baik dalam bentuk elektronik maupun kertas.
Jika aplikasi tidak diajukan, maka buku kerja kertas akan diserahkan kepada karyawan tersebut, dan perubahan lebih lanjut hanya akan dilakukan dalam format digital.
