Kop surat adalah atribut penting dari setiap perusahaan modern. Aturan untuk desain formulir seperti itu telah dibentuk dalam jangka waktu yang lama berdasarkan prinsip-prinsip dasar aliran dokumen bisnis.
Desain kop surat adalah salah satu tugas utama kepala perusahaan pada tahap pembuatannya. Ketiadaan formulir tersebut tidak akan menimbulkan konsekuensi hukum negatif, namun akan berdampak buruk pada interaksi dengan pihak lawan yang tidak akan menganggap serius organisasi tersebut.
Formulir merupakan atribut identitas perusahaan, digunakan untuk dokumentasi internal perusahaan, korespondensi eksternal, kontrak, laporan, dan dokumen lainnya. Paling sering, ketika mendesain kop surat, mereka mencoba untuk mematuhi gaya korporat yang diterima, oleh karena itu warna, font, dan fitur lain dari atribut ini bertepatan dengan parameter serupa dari kartu nama, amplop, folder.
Apa yang termasuk dalam kop surat?
Kop surat berisi daftar elemen wajib dan opsional tertentu. Dengan demikian, salah satu bagian struktural yang paling penting dari kop surat adalah logo perusahaan atau identitas perusahaan lainnya. Selain itu, kop surat harus berisi blok rincian organisasi, yang menunjukkan informasi kontaknya.
Jika diinginkan, blok persyaratan juga mencakup informasi tentang rekening bank, tetapi ini merupakan elemen tambahan dari kop surat. Selain itu, posisi terpisah pada kop surat dialokasikan untuk tanggal, nomor registrasi dokumen, nama dan blok teksnya. Nama perusahaan terkadang dicantumkan secara terpisah, tetapi paling sering dicantumkan dalam logo atau logo perusahaan lainnya.
Prinsip penataan elemen pada kop surat
Keunikan pengaturan elemen individu pada kop surat ditentukan oleh kepala perusahaan, seringkali tergantung pada gaya perusahaan dan preferensi pribadi. Logo biasanya ditempatkan di bagian kiri atas kop surat, dan blok persyaratan diratakan di tengah atau dipindahkan ke bagian kanan. Tidak ada aturan ketat untuk pengaturan elemen pada kop surat, tetapi struktur yang disebutkan lebih akrab, lebih sering daripada yang lain digunakan oleh perusahaan modern.
Formulir dicetak pada halaman A4, biasanya pencetakannya dipesan di percetakan bersama dengan pembuatan atribut perusahaan lainnya (kartu nama, folder, kalender). Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mempertahankan gaya yang seragam, menciptakan kesan positif perusahaan di antara calon pelanggan dan mitra.
