Tugas kop surat disajikan dalam dua bidang utama yang masing-masing membawa bebannya sendiri dan memainkan peran penting dalam proses interaksi dengan mitra bisnis. Ini jelas merupakan bagian informatif yang diperlukan untuk mendapatkan informasi tentang detail Anda. Yang tidak kalah pentingnya adalah bagian lain - grafis, sebagai komponen citra perusahaan untuk mitra baru. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengatur kop surat dalam tradisi etiket bisnis terbaik.
instruksi
Langkah 1
Pertama, pikirkan bagian informatif dari kop surat, berdasarkan spesifikasi bisnis Anda. Tidak ada aturan umum yang menentukan isi dari bagian informatif. Setiap perusahaan mengembangkan persyaratannya sendiri untuk desain kop surat dan memperbaiki deskripsi mereka di buku merek. Namun, wajib mencantumkan nama perusahaan atau merek, logo, alamat, dan informasi kontak. Selain itu, Anda dapat menempatkan data pendaftaran di sini (NPWP, KPP, PSRN, dll), detail bank (nama bank, nomor setelmen dan rekening koresponden, BIK).
Langkah 2
Setelah menyiapkan teks yang akan ditempatkan pada formulir, diskusikan desain dan penggunaannya, pertama-tama, berdasarkan kondisi pasar tempat Anda beroperasi. Misalnya, untuk bekerja dengan mitra asing, lebih baik menempatkan semua atau sebagian informasi dalam bahasa asing. Karena itu, Anda perlu menjaga terjemahan berkualitas tinggi dari teks yang diposting.
Langkah 3
Berikan perhatian khusus pada desain bagian grafis. Desain yang sesuai dengan citra perusahaan dan membentuk persepsi merek di antara calon mitra penting di sini. Oleh karena itu, yang terbaik adalah mempercayakan pengembangan bagian ini kepada desainer profesional. Untuk melakukan ini, Anda harus merumuskan persyaratan yang jelas dan menyampaikan materi yang Anda miliki. Ini adalah logo, teks, serta informasi tentang warna dan font perusahaan, persyaratan untuk jenis kertas, tentu saja, asalkan dikembangkan terlebih dahulu.
Langkah 4
Setelah menyiapkan semua informasi yang diperlukan untuk penempatan pada kop surat, Anda dapat melanjutkan ke desainnya sendiri jika Anda tidak punya waktu atau kesempatan untuk menghubungi perancang. Opsi paling sederhana dapat dibuat tanpa pengetahuan tentang program grafis, hanya menggunakan editor teks Word. Di sini Anda harus ingat bahwa logo dan nama perusahaan paling sering ditempatkan di bagian kiri atas lembar (tetapi tidak ada aturan keras di sini juga). Dan tepat di bawahnya, sisa informasi ditempatkan, biasanya dalam cetakan kecil.
