Sebuah surat kepada pelanggan ditulis jika tidak mungkin untuk memenuhi kewajiban kepadanya oleh organisasi Anda, jika dia belum mentransfer uang untuk barang yang dikirim dan jika ada kebutuhan untuk memberi tahu dia tentang kisaran baru.
instruksi
Langkah 1
Mulailah surat Anda dengan meminta seseorang yang mewakili organisasi pelanggan. Di bagian surat ini, ungkapan kesopanan seperti "Ivan Andreevich yang terhormat", "Tuan Remizov" sesuai. Jika perusahaan klien tidak memiliki orang tertentu dengan siapa hubungan telah terjalin, hubungi "Yang Terhormat".
Langkah 2
Perkenalkan diri Anda dengan nama organisasi Anda. Gunakan frasa standar, misalnya, "MontazhSpetsStroy LLC ingin mengungkapkan rasa hormat kami kepada Anda dan berharap kemakmuran organisasi Anda." Ini akan memungkinkan Anda untuk mengarahkan pelanggan Anda, membaca teks utama, dia tidak akan bingung siapa penerima surat itu.
Langkah 3
Merumuskan alasan surat itu. Bentuk tulisan dan isi pesan tergantung pada hal ini. Alasan paling umum untuk menulis surat kepada pelanggan adalah tidak adanya pembayaran atas barang yang dikirim atau jasa yang diberikan. Dalam hal ini, lihat klausul perjanjian yang relevan, tunjukkan bahwa pelanggan bertanggung jawab untuk membayar faktur dalam jangka waktu tertentu. Jika ini bukan surat pertama Anda tentang topik ini, ajukan banding ke tanggung jawab pelanggan atas kegagalan memenuhi kewajiban yang ditentukan dalam klausa X dari perjanjian pasokan. Harap dicatat bahwa dalam kasus non-pembayaran tagihan, Anda harus pergi ke pengadilan.
Langkah 4
Meminta maaf kepada pelanggan jika alasan penulisan surat itu adalah ketidakmampuan untuk mengirimkan barang kepadanya dalam waktu yang ditentukan dalam kontrak. Jangan mencoba menjelaskan alasan mengapa Anda melewatkan waktu pengiriman, pelanggan tidak tertarik dengan hal ini, lebih baik beri tahu dia tentang berapa lama organisasi Anda dapat memenuhi kewajibannya berdasarkan kontrak. Di akhir surat, gunakan frasa "Terima kasih atas pengertian Anda", "Kami berharap kerjasama lebih lanjut."
Langkah 5
Beri tahu pelanggan tentang lini produk baru yang ditawarkan oleh perusahaan Anda, jika pasangan Anda tidak mengetahui variasi yang berubah. Dalam surat seperti itu, diinginkan untuk menunjukkan diskon apa yang akan diterima pelanggan saat menyusun kontrak pasokan baru sebagai pelanggan tetap.
Langkah 6
Berlangganan di akhir surat. Tinggalkan informasi kontak Anda sehingga pelanggan tahu cara menghubungi organisasi Anda. Semoga yang terbaik untuk organisasi dan orang yang mewakilinya.
