Jika Anda ingin mengirim surat bukan ke satu orang, tetapi ke beberapa anggota tim kerja Anda, isi suratnya harus sedikit berbeda dari biasanya. Juga, ingatlah untuk mengikuti aturan korespondensi bisnis.
instruksi
Langkah 1
Buatlah daftar rekan kerja yang ingin Anda sertakan dalam milis Anda. Periksa apakah semua penerima relevan dengan masalah saat ini. Sebaliknya, Anda dapat melewatkan seseorang yang harus diberitahu tentang sesuatu dengan suratnya. Pelajari lingkaran pemangku kepentingan. Putuskan rekan kerja mana yang akan Anda masukkan ke dalam kolom “Addressee” dan siapa di kolom “Cc”. Biasanya, pelaksana langsung ditulis di kolom "Penerima", dan mereka yang mengontrol proses atau berpartisipasi di dalamnya secara tidak langsung, serta hanya karyawan yang tertarik, di bidang "Salin".
Langkah 2
Pikirkan tentang bagaimana mengatur nama penerima. Akan jauh lebih mudah bagi Anda jika perusahaan Anda memiliki aturan khusus yang ditetapkan dalam hal ini. Jika tidak, pesanan mereka dapat ditentukan dengan cara yang berbeda. Misalnya, menempatkan nama belakang mereka dalam urutan abjad. Prinsip senioritas dapat digunakan. Lebih baik mencari beberapa surat dari sekretaris yang ditujukan kepada beberapa penerima dan melihat bagaimana dia melakukannya. Kemungkinan besar, ini adalah standar tak terucapkan dari perusahaan Anda.
Langkah 3
Tunjukkan subjek pesan. Itu harus secara singkat mencerminkan isinya. Setelah itu, pergi ke badan surat. Ikuti aturan korespondensi bisnis. Ucapkan halo kepada tim dengan sopan dan lanjutkan ke topik.
Langkah 4
Menulis hanya pada kasus ini. Jangan lewatkan detail penting, tetapi jangan encerkan "air" juga. Hargai waktu rekan kerja Anda. Jika, untuk lebih memahami esensi pesan Anda, Anda perlu mengetahui korespondensi lainnya, tempatkan tanda kutip di bagian bawah surat. Jangan lupa untuk mengucapkan selamat tinggal dan berharap semua orang memiliki hari yang produktif di tempat kerja.
