Cepat atau lambat, setiap karyawan dihadapkan pada pertanyaan: bagaimana membuat laporan pekerjaan mereka dengan benar. Setiap laporan adalah alat penting bagi karyawan dan manajer, dengan bantuan jenis komunikasi formal ini, manajer menerima informasi yang dia butuhkan, yang dia perlukan untuk menganalisis dan mengevaluasi aktivitas karyawan.
instruksi
Langkah 1
Pertama-tama, perlu untuk menentukan jenis laporan apa yang perlu dibuat: satu kali atau bekerja. Laporan satu kali biasanya dibuat berdasarkan hasil kegiatan tertentu, dan pekerja memungkinkan Anda untuk secara berkala menganalisis pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan (volume dan hasil).
Laporan berkala dapat berupa: harian (dapat digunakan untuk memantau proyek jangka pendek yang penting atau selama masa percobaan karyawan), mingguan (paling umum), bulanan, triwulanan, dan siap pakai (jenis laporan ini berisi sejumlah besar informasi analitis dan biasanya diberikan kepada manajemen senior).
Langkah 2
Lalu bagaimana cara menulis laporan pekerjaan dengan benar?
Pertama, Anda perlu memutuskan waktu pembuatan laporan dan rencanakan dalam jadwal kerja Anda waktu untuk persiapannya. Ini bisa berupa sedikit waktu setiap hari, atau waktu tertentu yang dialokasikan untuk menyusun seluruh laporan sekaligus, yang terpenting adalah jangan menunda sampai batas waktu.
Langkah 3
Pertama-tama, putuskan tujuan akhir pekerjaan Anda. Isi laporan harus informatif, jelas dan sebaiknya ringkas. Jangan lupa tentang "aturan tujuh", yang mengatakan bahwa kesadaran kita mampu mengasimilasi 7 elemen secara efektif pada saat yang bersamaan (+/- 2). Oleh karena itu, diinginkan untuk menyoroti secara tepat jumlah poin atau bagian ini dalam laporan.
Langkah 4
Penting untuk dapat fokus pada hasil aktivitas Anda, menjelaskan tugas apa yang diselesaikan, dan tidak hanya mencantumkan tindakan yang dilakukan selama periode tertentu.
Langkah 5
Untuk kejelasan yang lebih besar, berikan jawaban Anda dengan tabel, gambar, diagram.
Langkah 6
Situasinya disederhanakan, jika perusahaan Anda telah mengembangkan formulir laporan (formulir, tabel yang harus diisi dengan membuat komentar Anda)
Langkah 7
Bukan hanya apa yang Anda tulis dalam laporan yang penting, tetapi juga bagaimana Anda mengirimkannya. Di sini Anda harus mengingat aturan emas: laporan harian dikirim pada akhir hari kerja, dan bukan keesokan paginya. Mingguan - Jumat malam, bukan Senin pagi.
Langkah 8
Tip lain: sebelum Anda mengirim laporan, baca lagi, coba lakukan melalui mata manajemen Anda. Pertanyaan apa yang Anda miliki? Mungkin perlu menambahkan sesuatu atau, sebaliknya, menyederhanakan informasi sebanyak mungkin.
