Menyelenggarakan konferensi membutuhkan persiapan yang matang. Dengan membagi proses ini menjadi beberapa tahap, Anda dapat meminimalkan biaya tenaga kerja pada tingkat acara yang tinggi.
Diperlukan
Komputer dengan akses Internet dan program bantuan untuk kota, telepon
instruksi
Langkah 1
Tentukan topik konferensi, jumlah peserta potensial, waktu dan dosen. Bernegosiasi dengan dosen untuk mendapatkan persetujuan untuk berbicara.
Langkah 2
Berdasarkan topik dan jumlah peserta yang direncanakan, perlu untuk memilih opsi tempat konferensi. Ini bisa berupa rumah budaya, ruang konferensi hotel, restoran, pusat rekreasi dan banyak lagi. Pemilihan dilakukan melalui pencarian di Internet dan berbagai direktori kota, berdasarkan data yang diperoleh, tabel tempat potensial terbentuk, menunjukkan nama, alamat, nomor telepon, jumlah tempat, biaya dan ketersediaan tempat. peralatan yang diperlukan (misalnya, proyektor, layar, mikrofon).
Langkah 3
Panggil basis data yang dihasilkan dari tempat-tempat potensial dan klarifikasi, jika mungkin, pada hari yang diinginkan, biaya sewa, ketersediaan layanan tambahan (misalnya, mengatur meja prasmanan). Akibatnya, pilih tempat dan tanggal.
Langkah 4
Kembangkan gaya korporat untuk konferensi (simbol, slogan, warna, dll.) dan putuskan produk yang dibutuhkan (notebook bermerek, pena, undangan, T-shirt, dan lainnya). Pesan produk untuk acara di perusahaan souvenir. Juga bentuk program yang direncanakan.
Langkah 5
Kirim undangan kepada calon peserta dengan kop surat melalui email atau melalui solusi non-standar menggunakan kurir / surat (misalnya, ke konferensi tentang floristry dalam bentuk bunga yang terbuat dari kain di atas karton desain).
Langkah 6
Pendaftaran peserta, rincian program, bantuan transfer dan pemilihan akomodasi (jika perlu). Bekerja dengan subkontraktor untuk mengatur meja prasmanan, fotografi, dan lainnya.
Langkah 7
Menjelang acara, periksa kesiapan aula - peralatan, suvenir, pengaturan meja prasmanan, dan banyak lagi.
Langkah 8
Selama acara, perlu untuk mengoordinasikan pekerjaan subkontraktor: promotor, layanan katering, fotografer, dan lainnya.
Langkah 9
Setelah konferensi, kirim email di kop surat terima kasih atas partisipasi dalam acara tersebut, Anda dapat meminta umpan balik.
